Arkivplan for Ullensvang herad

Alle offentlege organ skal til kvar ei tid ha ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert, jfr. arkivforskriften § 4. Arkivplanen skal og vise kva slags instruksar, reglar, planar mv. som gjeld for arkivarbeidet. I riksarkivarens forskrift § 1-1 om arkivplan er det beskrevet krav til innhald.

Hensikta med arkivplanen er at den skal vere Ullensvang herad sitt kvalitetssystem for arkivdanning og arkivforvalting, -eit viktig internt arbeidsreiskap og styringsverktøy.

Arkivplanen gjev bindande retningsliner for handsaming av all informasjon og dokumentasjon i  Ullensvang herad. Alle tilsette som har med dokumentasjon å gjera i heradet er forplikta til å halda seg orientert om arkivplanen sitt innhald, og følgje dei retningsliner og rutinar som planen inneheld.

Arkivplanen skal sikra at Ullensvang herad ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlova § 6:

Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Oppdatering av arkivplanen

Oppdatering av arkivplanen skal skje når:

• ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel
• det vert teke i bruk ny arkivnøkkel
• ei kommunal eining tar i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
• kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta
• det blir oppretta eller lagt ned styre eller utval
• det blir gjort vesentlege endringar i heradet sitt delegasjonsreglement
• kommunale oppgåver blir overført til verksemder utanfor heradet

Arkivansvarleg avgjer om det er behov for oppdatering av arkivplanen når

• det vert tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
• det vert tatt i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon

Arkivansvarleg skal ha melding om alle endringar med moglege følgjer for arkivet i god tid før dei blir sett i verk og har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet.

Rådmannen har arkivansvaret

I kommunen er det rådmannen som har arkivansvaret. Som rådmann i Ullensvang herad oppmodar eg alle medarbeidarar om å setja seg godt inn i og følgja retningslinene i arkivplanen.

Ullensvang herad

rådmann