Arkivtenesta i Ullensvang herad er organisert med eit felles postmottak for sentralarkiv for einingar knytta til heradshuset. Sentralarkivet er lokalisert på heradshuset i Kinsarvik. Dei andre einingane har eigne arkiv og journalar.
Alle arkiv i Ullensvang herad, er i dag kategorisert som papirbaserte, sjølv om det vert brukt ei rekkje elektroniske hjelpemidlar i sakshandsaminga og til arkivering. Har eit offentleg organ både papirbaserte og elektroniske arkivdokument innan same arkivserie/arkivdel, skal dei sjåast på som papirarkiv etter gjeldande regelverk.
Med tida vil nok meir av sakshandsaminga og arkiva i Ullensvang herad verta fullelektroniske.
Arkivskaparar i Ullensvang herad
Fylgjande arkivskaparar skal byggje opp og halda vedlike arkivseriar i Ullensvang herad;
- Sentralarkiv
- Sakarkiv for heile heradshuset.
- Gnr/Bnr arkiv for eigedomsarkiv
- Gnr/Bnr arkiv for gardsarkiv
- Planarkivet
- Bustadarkivet
- Branntilsynsarkivet (står fysisk i Odda frå år 2006)
- Personalarkivet
- Barnehage /SFO
- Elevarkiv
- Møtebøker, innkallingar og protokollar, delegerte vedtak
- Utgåande kopibøker
- Offentleg / ikkje offentleg postjournal
- Journal for alle dokument, N-X-S-U og I
- Bilagsarkiv
- Innkrevjingsarkiv
- Skattearkiv
- Musikkskule
- Psykisk helse
- Nav Sosial
- Pleie og omsorg
- Omsorgstenesta vest - Utneheimen
- Omsorgstenesta aust - Bråvolltunet
- Helsestasjonane
- Lofthus Legekontor
- Utne legekontor
- Logopedkontor
- Fysioterapi
- Røysane 26 psykiatribustader
- Braato bufellesskap
- Avlastningsbustad funksjonshemma
- Biblioteket
- Kinsarvik skule
- Opedal skule
- Sekse skule (nedlagt frå 01.08.2013 – Elevar vert flytta til Opedal skule)
- Vikebygd skule
- Hauso skule
- Vines skule (nedlagt frå 01.08.2012 – Elevar vert flytta til Hauso skule)
- Kinsarvik barnehage
- Veisane barnehage
- Sekse barnehage
- Aga barnehage
- Utne barnehage
- Ullensvang innvandrarsenter og asylmottak
- Asylmottak (Mottaket vart lagt ned i oktober 2017)
- Flyktningetenesta
- Vaksenopplæring
- Tilsynsutvalet i Hordaland (staten sitt arkiv)
- Kyrkjekontoret (Var inne i sakssystemet Websak i 2002/2003)
Alle arkivskaparar skal vedlikehalda arkiva i samsvar med reglar i arkivplanen.
