Rutine ved utilgjengeleg elektronisk system
Kort periode
Dersom systemet er ute av drift i ein kort periode (1-2 dagar) skal journalføringa utsetjast til drifta kjem i gang att. Det vert ikkje fordelt post utanom i spesielle høve. Saksmapper skal då kunne lånast ut til sakshandsamar på førespurnad, og det skal førast utlånskort og ei eiga utlånsliste.
Lengre periode:
(Rutina under er og omtala i rutinar for arkivarar side 29):
9 RUTINE VED UTILGJENGELEG SYSTEM
Om journalen- og arkivsystemet er utilgjengeleg for eit lengre tidsrom, skal arkivet setje i
verk fylgjande rutine:
9.1 FØRING AV MELLOMBELS JOURNAL
Arkivet fører ein mellombels papirjournal over inn- og utgåande dokument som inneheld
opplysningar i høve til arkivlova § 2-7. Skjema for mellombels journalføring finn ein i
Sakarkivet arkivkode 051 i sak 13/575 dokument 85 og på www.arkivplan.no
Under Rutinar for arkivarar.
9.2 HANDSAMING AV INNKOMNE OG INTERNE DOKUMENT
Arkivet registrerer innkomne dokument, både eksterne og interne, i den mellombelse
papirjournalen. Deretter vert det teke kopi av originaldokumentet. Originalen vert lagra i
eigen bunke hjå arkivet inntil systemet er tilgjengeleg og dokumentet kan registrerast og
skannast i Websak.
Kopiane vert påført påskrifta "Ikkje skanna og reg”. Kopiane vert så fordelte til
leiaren/sakshandsamaren.
Når systemet er tilgjengeleg, vert originaldokumenta registrerte i Websak på grunnlag av den
mellombelse journalen. Dokumentet vert påført saks- og dokumentnummer samt
sakshandsamar frå den mellombelse journalen. Dokumenta vert skanna og journalført slik at
sakshandsamaren kan kassera kopiane. Er det påført merknader, må dei leggjast inn i Websak
under merknader til journalposten, og avskriv dei dokument så må det leggast inn
avskrivingsopplysningar.
9.3 HANDSAMING AV UTGÅANDE DOKUMENT
Sakshandsamaren produserer dokumenta i det ordinære tekstbehandlingssystemet eller anna
høveleg system. Er det straumbrot, så må ein skriva vanlege manuelle brev.
Arkivkopi og kopi til kopibok av det utgåande dokumentet vert lagt i hyllene slik rutina er i
dag. I tillegg skal sakshandsamar om ein har nytta elektronisk system, sende det elektroniske
dokumentet på e.post til arkivleiar om dette er mogeleg.
Arkivet journalfører dei utgåande dokumenta i den førebelse journalen, og legg dei i eigen
bunke for skanning når systemet er tilgjengeleg.
Når systemet er tilgjengeleg, registrerer arkivet utgåande dokument i Websak på grunnlag av
tilsendt e-post eller papirkopi og registreringane i den førebelse papirjournalen.
Dokumenta vert knytt til det elektroniske arkivet ved å arkivera dei elektroniske filene ein har
fått eller ved å skanna dei utgåande dokumenta.
Monica Hagen Hereid
Arkivleiar
