Arkivdanning og saksbehandling i organisasjonen er helt avhengig av at ledere og saksbehandlere jobber i elektronisk sak/arkivsystem kontinuerlig hele året. For at vår informasjonsbase kan regelmessig periodiseres, avsluttes, oppgarderes eller eventuelt byttes ut med nyere teknologi, må hver enkel bruker rydde og deretter jobbe kontinuerlig i henhold til rutiner.

Saksbehandlers arkivoppgaver

Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. Se også viktige rutiner punkt 3.5.1!

Leder har ansvar for at han selv og avdelingens saksbehandlere utfører følgende 3 rutiner i sak/arkivsystemet. Leder må derfor regelmessig (hver måned) påse at dette blir gjort.

Saksbehandlerne er ansvarlige for at dokumenter de arbeider eller har arbeidet med blir arkivlagt. Saksbehandlerne skal derfor kontinuerlig:

1)   Behandle ubesvart post/Restanser (daglig)

Ubesvart post må behandles. Ubesvart post i fanen "Innkommende" inneholder restanser. Restanser er inngående post som ikke er avskrevet av saksbehandler. Listen inneholder alle inngående, uavskrevne (ubesvarte/ubehandlede) dokumenter i saksbehandlers "Ubesvarte dokumenter".

Arkivtjenesten skal flere ganger i året ta ut restanseliste over saker som ikke er ferdigbehandlet. Listen leveres til enhetsleder, som igjen leverer til hver saksbehandler for kontroll og avskriving. Dette er bare en påminnelse om post som ligger uten at saksbehandler har avskrevet.

Gjør følgende:

• Vurder hva som skal gjøres med henvendelsen. (Svare med brev/e-post, pr. telefon TLF, tatt til orientering etterretning TO,TE)
• Registrer hva din beslutning er (avskriv restansen)

Ved muntlig svar/pr. telefon skal det alltid registreres en merknad på journalposten når restansen avskrives TLF

Ved skriftlig svar skal følgende gjøres:

 Benytt funksjonen Besvar/avskriv

 Vurder om journalposten skal unntas offentlighet eler må ha intern skjerming

 Velg mal

 Skriv svarbrevet.

Status på journalposten er R (reservert så lenge dokumentet er uferdig, disse forsvinner fra Ubesvarte dokumenter til Under arbeid).

Når du er ferdig og klar til å sende dokumentet skal du ekspedere brevet til mottaker (SvarUt, e-post, utskrift).

I forbindelse med restansekontrollen bør en også foreta en kontroll av dokumenter "Under arbeid" som ikke er ferdigstilt av saksbehandler og derfor ikke journalført av arkivtjenesten.

2)   Ferdigstille utgående dokumenter (daglig)

Saksbehandlere må ferdigstille sine dokumenter i fanen "Under arbeid”

• Dokumenter som er sendt ut må du ekspedere. Trykk på ekspeder og ekspeder brevet til mottaker. (Etter det kan arkivet journalføre/fryse brevet, og det vil komme ut på offentlig journal som det skal.)
• Dokumenter som er tomme, feil, kladd og derfor ikke sendt skal dere endre status på fra R til U-utgått.
• Dokumenter som fortsatt må jobbes med/er under arbeid, kan foreløpig ligge der inntil de viderebehandles/ferdigstilles. Husk at det er ofte kun 4 ukers behandlingsfrist!

3)   Saksavslutning (periodisk /2-4 ganger i året)

Når saksbehandler anser at saksforholdet er avsluttet skal funksjonen (AS) Avsluttet av saksbehandler benyttes på mappenivå dvs. for hele saksmappen. Dette fungerer som en elding/erklæring til Arkivet som da vil avslutte saken.

Før saksbehandler markerer mappen som ferdig, må han sjekke alle poster i saksmappen: sjekke restanser jf. Punkt 1, og ferdigstille dokumenter jf. Punkt 2.