Opp ett nivå

3.1. FELLES RUTINER - Rutiner for saksbehandling, utvalgsbehandling og arkiv - Beste praksis rutiner

2016–211116_AAfk_Public 360-rutiner_Godkjent KS.pdf 313,63 kB

Rutiner for saksbehandling, utvalgsbehandling og arkiv Beste praksis rutiner

Innledning. 2

Overordnet prosessflyt 6

Fase 1: Mottak og fordeling av eksterne henvendelser 7

Rutine for mottak og fordeling av eksterne henvendelser / korrespondanse. 7

Fase 2: Intern saksbehandling. 9

Rutine for behandle / besvare innkommet post / eksterne henvendelser 9

Rutine for opprettelse av ny sak. 10

Rutine for intern korrespondanse. 13

Rutine for dokumenter til godkjenning og gjennomgang. 14

Rutine for personaldokumentasjon. 15

Rutine for elevdokumentasjon i 360. 17

Rutine for prosjekter 19

Rutine for sikker sone. 21

Rutine for saksframlegg. 22

Rutine for utarbeidelse av saksliste og møteinnkalling utvalg. 23

Rutine for utarbeidelse av møtereferat / møteprotokoll fra utvalgsmøte. 23

Rutine for oppfølging av vedtak i utvalg. 24

Fase 3: Ekspedering. 25

Rutine for ekspedering. 25

Fase 4: Kvalitetssikre og journalføre dokumenter / avslutte sak. 25

Rutine for restanseoppfølging. 25

Rutine for behandling av innsynsbegjæringer 26

Rutine for offentlig journal 26

Rutine for avslutning av saker 28

Innledning

Denne rutinebeskrivelsen er utarbeidet i forbindelse med innføring av Public 360 som nytt dokumenthåndteringssystem for hele IKT Agder-samarbeidet. Dokumentet beskriver overordnede rutiner for hvordan dokumenthåndtering skal foregå i løsningen.

Rutinene legger til rette for elektronisk saksbehandling og arkivering av saksdokumenter.

Formål med rutiner

Sikre at IKT Agder-samarbeidet oppfyller faglige krav, pålegg, føringer, lover, forskrifter og målsettinger som gjelder for dokumentstyringen og virksomhetsstyringen
Støtte den enkelte medarbeider ved å beskrive hva som skal gjøres i forbindelse med de ulike arbeidsoppgavene, samt belyse ansvarsområder
Sikre rask og sikker registrering, distribusjon, lagring og gjenfinning av saker og dokumenter

Ansvar og myndighet (gyldighetsområdet)

Dette er et styrende dokument i forhold til rutiner for alle ansatte i deltager kommunene i IKT-Agder samarbeidet

Forvaltningsgruppe for sak-arkiv har det utførende ansvar for vedlikehold av dette dokumentet.

Forvaltningsledelsen gjennom programstyret sørger for godkjenning av dokumentet i øverste ledelse i deltager kommunene.

Bakgrunn

Offentlige organ plikter å ha arkiv, og disse skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilde for samtid og ettertid, jfr. arkivlovens § 6. 360 oppfyller de obligatoriske kravene som stilles i NOARK standarden og systemet er godkjent av Riksarkivet.

Styrende dokumenter

LOV om arkiv av 4. desember 1992, nr. 126
LOV om offentlighet i forvaltningen av 19. juni 1970 nr. 69 med endringer senest ved lov 10. januar 1997 nr. 7 og forskrifter mm til loven
LOV om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967 med endringer sist ved lov av 26. juni 1998 nr. 46 med forskrifter
LOV om behandling av personopplysninger av 14. april 2000 nr. 31
NOARK – Norsk arkivsystem
Forskrift om offentlige arkiv av 11. desember 1998 nr 1193
IKT-Agder samarbeidet arkivplan
Datatilsynets retningslinjer

Begrepsavklaringer

Uttrykk	Beskrivelse
Aktivt arkiv	Nyere arkivmateriale, som er tilgjengelig for daglig bruk. (Normalt siste 5 år)
Ark	Forkortelse for Arkivet og benyttet under ansvarlig i rutinedokumentet
Arkiv	Dokumenter produsert av eller kommet inn til en enkelt arkivskaper og samlet av dennes virksomhet.
Arkivbegrensning	Å holde utenfor eller fjerne fra arkivet dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, jfr. Arkivforskriftens § 3 – 18.
Arkivkode	Klassifikasjonssystem som skal benyttes ved journalføring. En enkel ordningsverdi (tall) i arkivnøkkelen, og som omfatter alle de saksområder vi steller med og gir en systematisk fortegnelse over de verdier som benyttes ved ordning av saker i et arkiv.
Arkivplan	Samlet plan over arkiv og arkivfunksjoner i et organ.
Arkivsak	En sak i arkivet. Se sak.
Arkivtjeneste	De som journalfører/arkiverer posten / saksdokumentene.
Autorisere	Gir en bruker i 360 rettigheter i systemet.
Avskriving	Registrere i journalen om når og hvordan behandling av et inngående dokument er blitt avsluttet.
Behandlingsfrist	Frist for behandling som mottaker setter på behandlingsprosessen
Bevaring	Å ta vare på dokumenter og/eller annen informasjon over tid.
Bortsettingsarkiv	Eldre, avsluttet arkivmateriale.
Dokument	Dokument som lagrer informasjon for senere lesing eks. brev, notater, e-post, rundskriv o.l.
Dokumentflyt	Dokumentenes gang fra ledd til ledd i behandlingsprosessen.
Dokumenthåndtering	Registrering, lagring, søking, presentasjon, styring og kontroll av dokumenter.
Dokumentmal	Mønster for å sette opp en bestemt type dokument. Malen er utformet som et eget dokument og inneholder de elementer som er felles for alle dokumenter av samme type. Elementene i en dokumentmal kan for eksempel være tekst og formatering. Dokumentmalene skal sørge for at dokumenter av en gitt type gir et felles utseende og et standardisert og strukturert innhold.
Dokumentnummer	Nummer som 360 automatisk tildeler den enkelte journalnummerpost når den opprettes. Dokumentnummeret er et undernummer som er koblet til saksnummeret og angir dokumentenes rekkefølge innenfor saken.
Dokumentopplysning	Opplysning om et dokument.
Dokumenttype	Angir hvilken funksjon de registrerte dokumentene har ved å angi hva slags type korrespondanse de representerer. De enkelte dokumenttypene er underlagt forskjellige behandlingsregler. Vi har følgende typer: I - Inngående dokument U - Utgående dokument N - Internt notat med oppfølging X - Internt notat uten oppfølging S – Saksframlegg/Innstilling
Ekspedisjonsdato	Dato som angir når et dokument er sendt til mottaker(e)
Elektronisk arkiv	Arkiv som består av elektroniske dokumenter.
Elektronisk saksbehandling	Saksbehandling basert på elektronisk dokumentflyt og gjennomgående IT-støtte til organisering og gjennomføring av prosessen fra saken mottas og registreres til den avsluttes.
Elevmappe
Forfallsdato	Frist for behandling som avsender har satt på et dokument.
Forfallsliste	Oversikt over inngående dokumenter som skal være ferdigbehandlet innenfor bestemte frister.
Gradering	Skjerming av opplysninger mot innsyn for uautoriserte personer.
Gruppe	En gruppe personer i bestemte roller som gis leserettigheter til opplysninger og dokumenter som ikke er åpent tilgjengelige, for eksempel skjermet med tilgangskoder.
360	Arkiv og KunnskapsSystem. 360 er <kommunen> sin betegnelse på sitt verktøy for arkiv og saksbehandlerverktøy. Software Innovation er leverandøren av 360 og produktet Public 360 utgjør grunnstammen i 360.
Interne dokumenter	Notater / brev mellom ledelse/stabs- og driftsenheter.
Journal	System for fortløpende registrering av referanse- opplysninger om arkivdokumenter. Denne registreringen knytter enkelt dokumenter til saker som gir grunnlag for saksadministrasjon, arbeidsstyring og praktisering av bestemmelser om partsinnsyn og offentlighet.
Journalføring	Systematisk og fortløpende registrering av inn-/ut-dokumenter og intern korrespondanse / notater i saker
Kassasjon	Bestemme hvilket arkivmateriale som skal fjernes fra arkivet, og tilintetgjøre dette.
Kassasjonsliste	Oversikt over hvilket materiale som skal kasseres eller som er kassert.
Klarere	Gi en person tilgang til opplysninger som er skjermet med en bestemt tilgangskode.
Klassere/klassering	Påføre et saksdokument en eller flere dekkende arkivkoder fra arkivnøkkelen.
Konsept	Dokumentutkast.
LED	Forkortelse for Leder og benyttet under ansvarlig i rutinedokumentet
LEDMS	Ledermøtesekretær
Lenking	Sammenknytningen av enkeltsaker ved noteringer på dokumentene og / eller i elektronisk journal.
LG	Ledergruppa
LM	Ledermøte
Meroffentlighet	Prinsipp som sier at et forvaltningsorgan skal vurdere om et dokument kan gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter offentlighetslovens bestemmelser er adgang til å unnta det fra offentlighet.
NOARK - standarden	En norsk arkivstandard som den offentlige forvaltning er pålagt å følge.
Offentlig journal	En kopi av journalen som legges fram for allmennheten. Opplysninger som er unntatt fra offentlighet, er strøket ut.
Postliste
Restansekontroll	Rutinemessig varsel til saksbehandlere minimum1 gang hvert kvartal om at det finnes innkomne, journalførte dokumenter som ikke er avskrevet i journalen.
Restanseliste	Liste over mottatte dokumenter av type I og N som ikke er avskrevet.
Sak	En eller flere dokumenter med tilhørende elektroniske filer som er knyttet sammen under en felles identitet, som er beskrevet gjennom en del opplysninger som er felles.
Saksansvarlig	Saksbehandler som er ansvarlig for behandling av saken som helhet.
Saksbehandler	Den person som er ansvarlig for oppfølging av ett eller flere dokumenter i en sak.
Saksdokumenter	Dokumenter som blir til som ledd i saksbehandlingen.
Saksgang	Behandlingsfrekvens for en sak og omfatter de trinn eller faser som en sak følger fra den oppstår til den er avsluttet.
Saksnummer	Unikt identifikasjonsnummer som 360 automatisk tildeler den enkelte sak når den opprettes, og som følger saken så lenge den eksisterer.
Saksopplysning	Opplysninger som er felles for alle dokumenter i en sak.
SB	Forkortelse for Saksbehandler og benyttet under ansvarlig i rutinedokumentet
Skanning	Omforming (konvertering) av et papirdokument til et digitalt (elektronisk) bildeformat.
Tilgangskode	Dette er ekstern skjerming. Når tilgangskode benyttes for å skjerme sak, dokument og elektronisk fil må lov og paragraf påføres for å begrunne hvorfor det undras offentligheten. Tilgangskode må også påføres mottaker eller avsender dersom det er ønskelig å skjerme kontakter.

Overordnet prosessflyt

Mottak og fordeling av post/epost
Ekspedering/

besvar henvendelse

Restanselister
Offentlig journal og innsyn
Avslutning av arkivsaker
Rutine for behandle / besvare innkommet post
Opprettelse av ny sak
Interne dokument
Dokumenter til godkjenning og kommentering
Ikke-arkivpliktige dokumenter
Personalsaker
Prosjekter
Utvalgsak
Utarbeidelse av saksliste utvalg
Utarbeidelse av møtereferat fra utvalg
Oppfølging av vedtak i utvalg

1. Mottak og fordeling av eksterne henvendelser/

post

2. Intern saksbehandling

3. Ekspedering/

svar ut

4. Kvalitetssikre og journalføre/avslutte sak

Dokumentet er strukturert rundt disse fire hovedprosessene i dokumenthåndteringsprosessen

Fase 1: Mottak og fordeling av eksterne henvendelser

1. Mottak og behandling av eksterne henvendelser/

post

2. Intern saksbehandling

3. Ekspedering/

svar ut

4. Kvalitetssikre og journalføre/avslutte sak

Rutine for mottak og fordeling av eksterne henvendelser / korrespondanse

Mål

Sikre at all arkivverdig post blir registrert. Dette gjelder både e-post, fysisk brev og dokumenter som kommer inn til kommunen via andre kanaler / integrasjoner.
Dokumenter som blir gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal bli journalført jfr. arkivlovens § 2-6.
Sikre gjenfinning og krav om offentlighet
Sikre at inngåendekorrespondanse blir tilgjengelig i 360° hos <kunde>

Ansvar

Arkivet har ansvar for inngående post inkludert dokumenter som kommer inn til kommunen via andre kanaler / integrasjoner. Øvrige ansatte er ansvarlig for egen inngående og utgående e-post og utgående post/brev.

Nyttig informasjon

Alle dokumenter som blir mottatt og sendt og som etter innholdet må regnes som et saksdokument, skal journalføres, jfr. Forskriften om offentlig arkiv § 3-2 1. ledd.
Lov om arkiv Kap 1 §2a Dokument: ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring

Fremgangsmåte

Rutinebeskrivelse	Ansvarlig
Posten mottas og sorteres. Dette gjelder både rekommanderte post, verdipost og vanlig post.	ARK
Arkivuverdig post skilles ut, og fordeles direkte til adressatene. (jf. Forskriften om offentlig arkiv §3-1 2. ledd)	ARK
Arkivtjenesten søker om det finnes en sak i Public 360, lager ny sak hvis ikke, og lager nytt dokumentkort.
Dokumentet skannes og blir tilknyttet riktig sak	ARK
Brev som HASTER registreres med kort forfallsdato i 360 (f.eks 2 dager) slik at dokumentet vises med rødt flagg i arbeidslisten Ubesvarte.	ARK
Arkivet fordeler post registrert i ny sak direkte til aktuell enhet. Leder fordeler deretter saken til riktig saksbehandler. Ny korrespondanse på eksisterende saker fordeles direkte til den saksbehandler som er ansvarlig for saken. Tilgangskode (gradering) og grupper kontrolleres Leder vurderer og påfører eventuell behandlingsfrist og merknader for saksbehandlingen. Forfallsdato registreres med 3 uker dersom ikke annen frist er oppgitt.	ARK LED SB LED

Inngående post som ikke skal registreres i 360:

Arkivbegrensning: Dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal holdes utenfor sakarkivet. Eksempler:

Post som er merket ”personlig” eller ”privat” fordeles uåpnet til adressatene.
Postkort, reklame og mangfoldiggjorte invitasjoner og lignende
Purringer, bankmeldinger
Sykemeldinger
Pressemeldinger (Inngående)
Årsbudsjett/-årsmeldinger fra andre bedrifter og organisasjoner.
Hotell- og billettbestillinger
Offentlige publikasjoner (NOU, St.meld., ST.prp. osv. uten følgeskriv)
Reiseforskudd og reiseregninger
Adresse og navneendringer
Fakturaer

Merk! Listen er ikke uttømmende

Fase 2: Intern saksbehandling

1. Mottak og behandling av eksterne henvendelser/

post

2. Intern saksbehandling

3. Ekspedering/

svar ut

4. Kvalitetssikre og journalføre/avslutte sak

Rutine for behandle / besvare innkommet post / eksterne henvendelser

Mål

Imøtekomme krav om besvarelse av post / eksterne henvendelser. Sikre journalføring og arkivering av utgående dokumenter, sikre gjenfinning av dokumenter og ivareta krav til offentlighet.

Fremgangsmåte

	Rutinebeskrivelse	Ansvar
	Saksbehandler mottar innkommet post i Arbeidslisten Ubesvarte. Saksbehandler har selv ansvaret for å aktivere ansvarsvarsler i 360 Web: https://fk.360cloud.no/SI360Help/1044/360CompleteHelp/HH_Start.htm#!abonnerepansvarsvarsler.htm	SB
	Saksbehandler kontrollerer at dokumentet er distribuert riktig. Tilgangskode (gradering) og tilgangsgruppe kontrolleres. Det kontrolleres at dokumentet er ført på riktig sak. Saksbehandler avklarer evt. med nærmeste leder, og sender melding til arkivet om hva som skal endres. Beskjed må gis innen tre virkedager for at endringer skal komme med før publisering på offentlig journal.	SB
	Saksbehandler er ansvarlig for at inngående dokumenter (I) og notater som krever oppfølging (N) blir avskrevet. Dokumenter som ikke krever skriftlig svar, avskriver saksbehandleren selv med koden TO (til orientering) eller TLF (telefon). Koden TLF krever en kort merknad fra saksbehandler.	SB
	Merk riktig dokument fra arbeidslisten Ubesvarte og velg Besvar eller velg Avskriv. Ved Besvar velg riktig mal og registrer nytt dokument. NB! Saksbehandler må huske på å velge mal, slik at det ikke blir opprettet et tomt dokument. Når et utgående brev skal registreres, har saksbehandler ansvar for at: Dokumentet har riktig tittel riktig tilgangskode riktig paragraf offentlig tittel (hvis nødvendig) riktig tilgangsgruppe riktig mottaker (evt. avskjermet) Dersom dokument skal godkjennes av leder – se egen rutine. For ekspedering av dokument – se egen rutine.	SB
	Dersom det ikke forventes flere dokumenter i saken og saken kan avsluttes, settes saken til status ‘Avsluttet av saksbehandler’.	SB

Rutine for opprettelse av ny sak

Mål

Saksbehandler kan selv opprette nye saker etter behov. Arkivtjenesten oppretter nye saker før journalføring av inngående post.
En sak skal samle ett eller flere arkivverdige dokumenter som logisk hører sammen i et forløp. Dokumenter som er arkivverdige og ikke naturlig kan knyttes til en eksisterende sak, skal knyttes til nyopprettede sak.[BAO1]
Ved siden av å ivareta arkivloven skal saken også benyttes til å ivareta etterrettelighet og sporbarhet i saksbehandlingen gjennom å samle korrespondanse, notater, vurderinger, møtereferater og lignende knyttet til behandlingen av saken.
Det skal alltid utføres et søk i forkant av opprettelse av ny sak for å unngå dobbeltregistrering av saker.
Der en mottar dokumenter i en sak i en enhet, men som skal behandles/gis uttale i av en annen enhet, skal det opprettes en ny sak av arkivet. Saksbehandler gir beskjed til arkivet.[BAO2]

Ansvar

Alle

Saksbegrepet visuelt

Fremgangsmåte

	Rutinebeskrivelse	Ansvarlig
1	Før en oppretter ny sak, skal det utføres søk i 360, for eventuelt å finne en eksisterende sak, som dokumentet kan registreres i.	Alle
2	Dersom sak ikke eksisterer så opprettes ny sak. Vær grundig ved valg av sakstittel. Tenk søk/gjenfinning.	Alle
3	Arkivet kvalitetssikrer alle nyopprettede saker som opprettes av saksbehandler / leder. Arkivet kvalitetssikrer at saken inneholder korrekte opplysninger. Når sak er kvalitetssikret endres sakens status fra Reservert til ‘Under behandling’ i 360°.	ARK

Regler for å navngi saker

Når du oppretter saker:

Eksempel:

Sakstittelen skal være så vid at den favner alle dokumentene i saken

Rehabilitering av <navn> skole

Avtalesaker: Avtalenavn skrives rett etter enhetsnavn – Gjelder også tilbuds- og prekvalifiseringssaker

<navn> skole – Avtale om kjøp av <ting>

Sak tilknyttet prosjekt:

Prosjektnummeret/ navn skrives rett etter navn på enhet

<navn> skole – Prosjekt nytt lekeområde

Bruk bindestrek mellom setninger - ikke punktum og komma - Husk stor bokstav etter bindestrek

Unngå om mulig tegn som komma og punktum, og småord som at, må, og, i, vedrørende, angående

Dato i tittelfelt skrives med punktum

12.11.2013

Datointervaller angis med bindestrek - uten mellomrom

12.11.2013-31.12.2013

Gårds og bruksnummer i saken forkortes til Gnr/bnr

Eiendommer bruk adresse

En del henvendelser gjelder samme forhold og er naturlig å samle i fellessaker

Skjerming – Hvis saken har tilgangskoden Unntatt offentlighet, må det angis offentlig tittel.

Tilgangsgruppe på elevmappe skal være Alle fordi det er flere avdelinger enn bare skole som gjenbruker elevmappen og trenger å finne elevmappen. Det er dokumenter som må ha tilgangsgruppe. Ved bruk av tilgangsgruppe har kun medlemmer av tilgangsgruppen full tilgang.

Tittel: Elevmappe – Ole Knutsen

Offentlig tittel: Elevmappe

Personalmappe: Start med ordet «Personalmappe», og skjerm ansattnavnet i offentlig tittel.Husk tilgangsgruppe personal!

Tittel: Personalmappe – Ole Knutsen

Offentlig tittel: Personalmappe

Tilsettingssak:

Start med hvor stillingen som utlyses hører hjemme

<navn> skole – Stilling lærervikar

Personalsak: Opprettes på samme måte som personalmappe, men kalles personalsak. Husk tilgangsgruppe Personal begrenset tilgang

Tittel: Personalsak – Ole Knutsen

Offentlig tittel: Personalsak

Rutine for intern korrespondanse

Mål

Sikre journalføring og gjenfinning av arkivverdig intern korrespondanse
Full historikk i saken
Gir mulighet for oppfølging av intern korrespondanse

Ansvar

Alle

Nyttig informasjon

Interne dokumenter skal journalføres når den fører til saksbehandling - saksbehandlingen som dokumentasjon, jfr. arkivforskriftens § 2-6.
Intern korrespondanse registreres av saksbehandler som er avsender.
Dokumentkategori N-notat er underlagt behandlingskontroll. Dvs. at det krever en besvarelse enten i form av et nytt notat eller ved at notatet avskrives med en kode.
Notater kan tas med på postliste for både den enhet som er avsender av notatet og den enhet som er mottaker av notatet. Notater tas ikke med på offentlig journal.
Dokumentkategori X-notat er ikke underlagt behandlingskontroll.
Dersom arkivering av inten korespondanse feiler kontakt arkivet.
Intern korrespondanse fra ansatte som ikke er brukere av 360......

Fremgangsmåte

	Rutinebeskrivelse	Ansvar
1	Arkivverdig intern korrespondanse produseres / lagres i 360 som dokument av type N eller X, avhengig av om dokumentet skal følges opp av mottaker.	SB
2	Ved behov for godkjenning sendes dokumentet på arbeidsflyt til leder.	SB
3	Leder godkjenner dokument.	LD
4	Når dokumentet er godkjent skal dokumentet ekspederes til intern mottaker i 360. Dersom dokument ikke er godkjent må dokumentet korrigeres og sendes på ny godkjenning.	SB
5	Notatet mottas i 360° (Til fordeling eller Ubesvarte) straks notatet er ekspedert	SB

Eksempler på arkivverdige interne notater:

Innstilling i en anskaffelsesprosess
Sentrale dokumenter i arbeidet med virksomhetsplan.
etc
Formell elektronisk godkjenning eller internt samarbeid via gjennomgang
Sikre etterrettlighet og elektronisk sporbarhet i behandlingen.

Rutine for dokumenter til godkjenning og gjennomgang

Mål

Ansvar

Alle

Viktig informasjon

Dokumenter skal godkjennes elektronisk via arbeidsflyt i 360
Det er mulig å samarbeide elektronisk med andre i virksomheten via arbeidsflytens gjennomgangsfunksjonalitet.
Det er mulig å innhente innspill via gjennomgangsfunksjonalitet for inngående dokumenter, notater, saksframlegg og utgående dokumenter.

Fremgangsmåte

	Rutinebeskrivelse	Ansvar
1.	Ved behov for godkjenning av leder, sendes utgående dokument, saksfremlegg eller notat til leder for elektronisk godkjenning. NB! Her er det mulig å legge til flere ledd.	SB
2.	Leder mottar dokumentet for elektronisk godkjenning. Leder utfører en av følgende aktiviteter: 2.1 Godkjenner dokumentet elektronisk, og velger å returnere dokumentet med påført kommentar til saksbehandler om at dokumentet er godkjent. 2.2 Godkjenner ikke dokumentet, og velger å returnere dokumentet med påført kommentar for videre bearbeiding. 2.3 Videresender saken til annen enhet, ved å velge aktuell leders navn, med påført kommentar.	LED
3.	Når dokument er godkjent ferdigstilles dokumentet og ekspederes. Se egen rutine for ekspedering.	SB

Rutine for personaldokumentasjon

Formål

Sikre at virksomheten følger krav til personaldokumentasjon
Ivareta rettsikkerhet for arbeidsgiver og arbeidstaker

Ansvar

Leder med personalansvar

Arkivtjenesten

Nyttig informasjon

Personalmapper og dokumenter i disse skal påføres tilgangsgruppen Personal.
I tillegg til medlemmer av tilgangsgruppen Personal, har følgende tilgang til saken og dokumentene:
- Brukere med rollen Arkivar
- Den som skapte saken
- Saksansvarlig
- Interne kontakter på saken (må legges til manuelt)
- Brukere med rollen Leder i samme enhet
Saksansvarlig evt. leder med personalansvar har ansvaret for at personalmappen er fullstendig, dvs. at dokumenter blir overført fra fagsystemer.
Ansvarlig enhet skal være den enheten hvor den ansatte har sin største stillingsprosent.

Det opprettes egen sak for følgende forhold:

Ordenstraff der saken fører til rettslig prøving eller får konsekvenser for den ansattes tilsettingsforhold
Pålegg om utleggstrekk fra namsmannen
AKAN-sak, se egen rutine
For særskilt sensitive personalsaker, opprettes egen sak med tilgangsgruppe Personal begrenset tilgang.

Fremgangsmåte

Rutinebeskrivelse

Ansvar

Leder sørger for at signert arbeidsavtale blir sendt til arkivet for opprettelse av personalmappe.

Leder

Sakstype:

Sak

Tilgangskode:

Unntatt offentlighet

Paragraf:

Offl §13 jfr Fvl §13.1

Valg for offentlig tittel:

Skriv inn offentlig tittel manuelt

Offentlig tittel:

Personalmappe

Ansvarlig enhet:

Enheten hvor ansettelsen har blitt foretatt

Tilgangsgruppe:

Personal

Arkivdel:

Personal - Personal

Fødselsnr:

11 siffer, eks. 01018512345

Fra sakskortet opprettes nytt Saksdokument

Velg riktig dokumentkategori, f. eks. Dokument Inn for arbeidsavtale

La dokumentet arve tilgangskode og paragraf fra saken, og kryss av for «Avskjerm kontakter».

La dokumentet arve tilgangsgruppe fra saken.

Hvis deler av tittel skal skjermes, velg Skriv inn offentlig tittel manuelt i feltet Valg for offentlig tittel og skriv inn offentlig tittel.

Arkivar

Følgende dokumenter skal journalføres og arkiveres i personalmappen:

Offentlig	Unntatt offentlighet
Annonsen fra Webcruiter	Stillingssøknad, tilsettingsbrev overføres fra Webcruiter
Arbeidsavtale, evt. klage på tilsetting	Politiattest innhentet ihht. forskrift til opplæringslova § 15-1 makuleres etter at det er registrert merknad på saken, jmfr. forskrift til opplæringslova § 15-2.
Kompetanseutvikling med betydning for den ansattes lønns- og ansettelsesforhold	Oppfølging i forbindelse med sykemelding dersom saken har betydning for den ansattes langvarige tjenesteforhold og pensjonsforhold
Godtgjøringer og permisjoner med betydning for den ansattes pensjonsforhold (ikke helseopplysninger)	Alt som gjelder sykdom og oppfølging av denne, som for eks oppfølging av sykmeldte, referat fra dialogmøte, rapporter/ oppfølging fra Durapart, vedtak – ingen sanksjon og frafall av forhåndsvarsel fra NAV.
Dokumentasjon på og oppfølging av yrkesskader (ikke helseopplysninger, skaden skal ikke være omtalt)
Omplassering, beordring, fortrinnsrett
Avslutning av arbeidsforhold.
Overføring av ferie
Søknad om seniortiltak
Taushetserklæringer Datainstrukser Egenerklæringer i smittevern osv

Rutine for elevdokumentasjon i 360

Formål

Sikre at <kommunen> følger krav til elevdokumentasjon
Ivareta rettsikkerhet for skole og elev

Ansvar

Rektor med lederrolle i 360

Lærer med saksbehandlerrolle i 360

Rådgivere med saksbehandlerrolle i 360

Arkivtjenesten

Nyttig informasjon

Elevmapper og dokumenter i disse skal påføres tilgangsgruppen Elev.
I tillegg til medlemmer av tilgangsgruppen Elev, har følgende tilgang til saken og dokumentene:
- Brukere med rollen Arkivar
- Den som skapte saken
- Saksansvarlig
- Interne kontakter på saken (må legges til manuelt)
- Brukere med rollen Leder i samme enhet
- Ansvarlig for dokumentet
Saksansvarlig har ansvaret for at elevmappen er fullstendig, dvs. at dokumenter blir overført fra fagsystemer.
Ved overføring av elev til ny skole innenfor samme kommune, endres saksansvarlig til ny skole. All tidligere informasjon på saken blir da tilgjengelig for den nye saksansvarlig. Hvis informasjon ikke skal være tilgjengelig for den nye skolen, må det opprettes ny elevmappe.
- NB! Avgivende skoles rektor har ansvaret for at det innhentes samtykke til overføring av informasjon ihht. personopplysningsloven § 11.

Fremgangsmåte

Rutinebeskrivelse

Ansvar

Elevmappe opprettes enten av skolen ved første hendelse, eller av arkivet når første inngående brev skal registreres.

Rektor/Arkiv

Sakstype:

Sak

Tilgangskode:

Unntatt offentlighet

Paragraf:

Offl §13 jfr Fvl §13.1

Valg for offentlig tittel:

Skriv inn offentlig tittel manuelt

Offentlig tittel:

Elevmappe

Ansvarlig enhet:

Aktuell skole

Tilgangsgruppe:

Elev

Arkivdel:

Elev – Elev

Fødselsnr:

11 siffer, eks. 01018512345

Fra sakskortet opprettes nytt Saksdokument

Velg riktig dokumentkategori, f. eks. Dokument Inn for søknad om elevpermisjon.

La dokumentet arve tilgangskode og paragraf fra saken, og kryss av for «Avskjerm kontakter».

La dokumentet arve tilgangsgruppe fra saken.

Hvis deler av tittel skal skjermes, velg Skriv inn offentlig tittel manuelt i feltet Valg for offentlig tittel og skriv inn offentlig tittel.

Arkivar

Rutine for prosjekter

Formål

Øke generelt innsyn i prosjektets arbeid, fra resten av organisasjonen
Forenkle og standardisere samarbeidet i interne prosjekter.
Få bedre oversikt over saker/dokumenter.

Ansvar

Prosjektleder (PL)

Prosjekteier (PE)

Nyttig informasjon

Definisjon på et prosjekt i denne rutinebeskrivelsen er en gruppe på flere enn en person som gjennom en definert tidsramme og økonomiske vilkår skal levere et unikt produkt.
Prosjekter lagres under 360 Prosjekt.
Prosjektets mål skal være mest mulig fast over tid. Men kan utvikles eller redefineres underveis, gitt egnet forankring.
Personer utenfor prosjektet har mulighet til ”å melde seg på” som interessent for med dette å forenkle tilgang til dokumenter som er av interesse i prosjektet

Fremgangsmåte

	Rutinebeskrivelse	Ansvarlig
1	Det skal alltid være en ansvarlig enhet for prosjektet, hvor prosjekteier og prosjektleder har tilgang. Prosjektleder oppretter prosjektet og informerer deltakerne/andre interessenter.	PE PL
2	Eksempel på informasjon som skal registreres om prosjektet ved opprettelse: - Prosjektets målformuleringer. - Deltakere i prosjektet. - Eventuell styringsgruppe - Mulighet for ansatte å melde seg på som ”Interessent” for å lette tilgang til dokumenter underveis. - En sak for arkivverdige dokumenter skal knyttes til prosjektet. Om prosjektet har flere faser, vil det være aktuelt å opprette en sak for hver fase.	PL
3	Følgende informasjon skal oppdateres løpende: - Alle dokumenter som utarbeides for eller i prosjektet skal knyttes til prosjektet. - Fremdriftsplan skal registreres og ajourholdes. - Budsjett i form av et dokument. - Planlagte møter - Prosjektets ledermøtesaker skal opprettes som arkivverdige dokumenter i prosjektets sak.	PL

Eksempler på prosjekter

«navn», byggetrinn X, hvor sakene merkes med prosjekttittel og innhold:
- «navn», byggetrinn «X»- reguleringsplan
- «navn», byggetrinn «X»- anbud
- «navn», byggetrinn «X»- byggesak
- «navn», byggetrinn «X»- innkjøp

«navn», hvor sakene merkes med prosjekttittel og innhold:
- «navn»- plan
- «navn»-referater
- «navn»-høring

Rutine for sikker sone

Formål

Følge lovkrav jmf personopplysningsloven § 2
Sikker noenlunde lik bruk blant samarbeidskommunene
Sikre personvernet

Ansvar

Saksbehandler
Leder
Arkivar

Nyttig informasjon

Sikker sone har et eget dokumentlager som gjør at filene ikke er lesbare fra intern sone, eller mulig å flytte mellom de forskjellige sonene. Dette blir tydeliggjort med at sikker sone har en egen sikker innlogging.

Sikker sone har derimot

ikke

noe eget lager for metadata. Det betyr at dokumentkort titler og fil-titler, mottaker og avsender vil bli synlig i intern sone.

Sikker sone har også obligatoriske felt for unntatt offentlighet og tilgangsgrupper.

Ekspedering og eller import fra sikker sone kan ikke skje via epost.

Det er ikke lagt begrensinger på utskrift fra sikker sone så det er viktig å være nøye med valg av skriver, bruk follow me print (brikkeløsning). Ekspedering (utsendelse) av dokumenter skal fortrinnsvis skje via SvarUt.

Fremgangsmåte

Rutinebeskrivelse

Ansvarlig

Sikker sone skal fungere som Public 360 med samme funksjonalitet.

Vi har satt som mål å ikke opprette egne saker for sikker sone, i den grad det er hensiktsmessig, men bruke eksisterende saker. Saksbehandler/arkivar må vurdere om et dokument skal i sikker sone eller ikke, basert på dokumentets innhold.

Inngående dokumenter skal importeres til sikker sone via arkivet/dokumentsenter, som har sikker skanner. Slike dokumenter skal sendes med internposten for korrekt og sikker arkivering.

Elektronisk oversendelse via epost eller mellomlagring skal ikke benyttes.

Andre dokumenttyper produseres i sikker sone som vanlig av saksbehandler.

Alle

Dokumenttype:

Personsensitivt dokument

Tilgangskode:

Unntatt offentlighet

Paragraf:

Offl §13 jfr Fvl §13.1

Valg for offentlig tittel:

Skriv inn offentlig tittel manuelt

Offentlig tittel:

Her følger vi de skriveregler som er satt for arkivdelen

Ansvarlig saksbehandler:

Mappe eier, med mindre annet er spesifisert

Tilgangsgruppe:

Velg riktig gruppe

Alle

Det er forutsatt at bruken av sikker sone ikke krever noen nye brukere i 360.

Eksisterende brukere må kontakte systemadministrator hvis de selv trenger tilgang.

Alle

Rutine for saksframlegg

Formål

Sikre at saker som skal opp til politisk behandling underlegges riktig saksbehandling og registrering i Public360.

Ansvar

SB / LED

Fremgangsmåte

	Rutinebeskrivelse	Ansvarlig
1	Saksbehandler utarbeider dokument saksframlegg/innstilling i 360: - Finn riktig saksnummer/arkivsak, eventuelt opprett ny sak. - Velg lag nytt dokument og registrer dokumentopplysningene. - Velg dokumenttype Saksfremlegg. - Vurder offentlighet – riktig § (lovhjemmel), tilgangskode og gruppe. - Planlegg behandling i utvalg – antall utvalg. - Opprett saksframlegget. - Koble til eventuelle vedlegg.	SB
2	Saksbehandler sender saksframlegg/innstilling til sin leder for godkjenning: - Bruk arbeidsflyt i Public360 for elektronisk godkjenning hos leder(e).	SB
3	Leder mottar saksframlegg til godkjenning – se egen rutine for godkjenning	LED
5	Når saksframlegg er godkjent, ekspederes dette til møtesekretær: - ekspeder dokumentet i systemet (status blir endret til – ekspedert av saksbehandler, leder eller annen instans). Utvalgssekretær gis da tilgang til det elektroniske dokumentet.	SB
	Spør alltid utvalgssekretær hvis du er i tvil om noe her!

Rutine for utarbeidelse av saksliste og møteinnkalling utvalg

Formål

Sette utvalgssaker på dagsorden til aktuelt møte

Produsere møteinnkalling

Sørge for at møtedeltakerne får tilgang til møteinnkalling og saksframlegg før møte

Ansvar

Møtesekretær (MS)

Fremgangsmåte

	Rutinebeskrivelse	Ansvarlig
1	Ekspederte saksframlegg settes på sakslista og tildeles politisk saksnr. i ønsket rekkefølge.	MS
2	Produser møteinnkalling og eventuelt møtebok	MS
3	Møteinnkalling distribueres til alle møtedeltakerne på eMeetings og møtekalenderen, men er også tilgjengelig under aktuelt møte i 360. Saker unntatt offentlighet blir tilgjengelig i eMeetings.	MS
4	Ettersendte saker/interpellasjoner legge inn i sakslisten og tildeles politisk saksnr.	MS

Rutine for utarbeidelse av møtereferat / møteprotokoll fra utvalgsmøte

Formål

Sikre at møtereferat blir produsert, godkjent og arkivert på riktig arkivsak.

Sikre at møtereferat blir ekspedert til mottakere og publisert til rett kanal.

Ansvar

Nyttig informasjon

Fremgangsmåte

	Rutinebeskrivelse	Ansvarlig
1	Produser møteprotokoll fra utvalgsmøte.	MS
2	Når møteprotokollen er endelig godkjent ekspederes møteprotokollen i 360°.	MS
3	Møteprotokollen publiseres.	MS

Rutine for oppfølging av vedtak i utvalg

Formål

Tilgjengeliggjøring av vedtak når vedtaket er ferdigstilt (MS)

Følge opp vedtak (SB / LED)

Ansvar

MS, SB, LED

Fremgangsmåte

	Rutinebeskrivelse	Ansvarlig
1	Når saken har vært behandlet på utvalgsmøte så opprettes det en saksprotokoll i 360 Det lages en saksprotokoll per utvalgsbehandling.	MS
2	Møtesekretær produserer en særutskrift etter endelig vedtak.	MS
3	Saksbehandler er ansvarlig for å følge opp vedtaket når særutskriften foreligger og formidle det til rette instanser: - se egne rutiner for godkjenning og ekspedering.	SB/LED

Fase 3: Ekspedering

1. Mottak og behandling av eksterne henvendelser/

post

2. Intern saksbehandling

3. Ekspedering/

svar ut

4. Kvalitetssikre og journalføre/avslutte sak

Rutine for ekspedering

Formål

Ekspedere ferdigstilt / godkjent dokument til mottakere

Ansvar

Fremgangsmåte

Rutinebeskrivelse

Ansvarlig

Saksbehandler sørger for utsendelse av dokument

Dokument skal ekspederes elektronisk i 360:

- velg «ekspeder» og bruk «Svar ut»

- der hvor org.nr eller personnnr. ikke er aktuelt, velg «e-post»

Det finnes unntaksvis visse dokumenter der signert original legges til arkivet for scanning i 360° og oppbevaring fysisk hos arkivet:

Kontrakter / avtaler
Tinglysninger

ARK

Fase 4: Kvalitetssikre og journalføre dokumenter / avslutte sak

1. Mottak og behandling av eksterne henvendelser/

post

2. Intern saksbehandling

3. Ekspedering/

svar ut

4. Kvalitetssikre og journalføre/avslutte sak

Rutine for restanseoppfølging

Mål

Sikre at inngående brev (I) og N-notater blir ferdig saksbehandlet.

Ansvar

Arkiv / Leder / Saksbehandler

Nyttig informasjon

Det er leder og saksbehandler som er ansvarlige

for å følge opp sine restanser. Arkivet kjører i tillegg ut restanselister kvartalsvis.

Fremgangsmåte

	Rutinebeskrivelse	Ansvarlig
1	Rapporten Restanseliste produseres i 360 kvartalsvis. De tre siste ukers restanser skal ikke tas med i restanselisten. Restanselisten arkiveres i 360.	ARK
2	Restanselisten sendes elektronisk til enhetsleder med svarfrist.	ARK
3	Leder sørger for å få avskrevet restanser i 360 som allerede er besvart	LED
4	Rapporten restanseliste skal kjøres i god tid før ansatte slutter eller skal gå ut i permisjon	LED

Rutine for behandling av innsynsbegjæringer

Mål

Behandle innsynsbegjæringer innen pålagte frister
Behandle innsynsbegjæringer i tråd med offentleglova

Ansvar

Leder/Saksbehandler

Nyttig informasjon

I <kommunen> praktiseres meroffentlighet. Det vil si at man alltid skal vurdere om et dokument likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas fra offentlighet (jf offentlighetsloven § 2, 3. ledd).

Fremgangsmåte

	Rutinebeskrivelse	Ansvarlig
1	Innsynsbegjæringer håndteres av modulen ‘360 Innsynsbegjæring’, og mottas som en aktivitet av saksbehandler.	ARK/SB
2	Innsynsbegjæringen kommer på saksbehandler skrivebord. SB velger følgende alternativ: - Alternativ 1: Fullt innsyn – hele dokumentet kan sendes - Alternativ 2: Avslag – ingen dokument sendes - Alternativ 3: Delvis innsyn (skjerming av informasjon) – dokumentet lagres som en offentlig variant som kan sendes	LED/SB
3	Saksbehandler ekspederer svar om hvilket alternativ som er valgt – se egne rutine for ekspedering og legger ved eventuelle dokumenter	SB

Rutine for offentlig journal

Mål

Sørge for at offentlig journal tas ut og gjøres tilgjengelig for offentlig innsyn

Ansvar

Arkivet/Saksbehandler/Leder

Nyttig informasjon

Offentlig journal er en rapport/oversikt over alle registreringer, men hvor opplysninger unntatt offentlighet er sladdet. ("den kopi av journalen som allmennheten kan kreve innsyn i" jf Forskrifter til Lov om offentlighet i forvaltningen pkt VI).

Fremgangsmåte

Rutinebeskrivelse

Ansvarlig

Arkivet kvalitetssikrer innhold og foreslår gradering på

inngående

gradert post (brev og e-post til postmottak).

Alternativ 1: Arkivet setter dokumentkortet til status Midlertidig registrert.

ARK

Alternativ 1:

Leder/saksbehandler skal vurdere brev og e-post (både inn - og utgående) i henhold til offentlighetsloven. Endringer uføres av leder før dokumentet fordeles til saksbehandler, eller senest av saksbehandler.

Alternativ 2:

Leder/saksbehandler skal vurdere brev og e-post (både inn - og utgående) i henhold til offentlighetsloven. Endringer meddeles arkivet, som utfører endringer i 360.

SB/LED

Rutine for avslutning av saker

Formål

At saker er avsluttet dersom det ikke er forventet flere aktiviteter i saken.

Ansvar

Alle

Viktig informasjon

Saksbehandlere får ikke registrert nye dokumenter på saker som er avsluttet og må henvende seg til arkivet for å få gjenåpnet en sak
Saker avsluttes så snart det er klart at det ikke lenger er aktivitet i disse.
«Samlesaker» bør i størst mulig grad avgrenses til ett år.

Fremgangsmåte

	Rutinebeskrivelse	Ansvarlig
1	Når det ikke forventes aktiviteter i saken, og alle dokumenter er avskrevet, skal saken avsluttes.	SB
2	Arkivet søker frem saker som er avsluttet av saksbehandler og gjennomfører kvalitetskontroll før saken avsluttes med status A.	ARK
3	Saksbehandler henvender seg til arkivet ved behov for å registrere nye dokumenter i en sak som er avsluttet. Arkivet kan åpne/endre status på avsluttede saker.	SB/ARK

[BAO1]Vil ha inn et punkt om at saker som er avsluttet ikke skal gjenåpnes selv om der kommer en liknende henvendelse. Da skal det opprettes ny sak. Bør også få med at der ikke bør arkiveres dokumenter av saksbehandlere i andres saker uten at sakeseier blir gjort oppmerksom på det.

[BAO2]Dette må med!

2016–211116_AAfk_Public 360-rutiner_Godkjent KS.pdf 313,63 kB

Laster...