Fagsystemer og arkivering av saksdokumenter

Regelverket sier at elektronisk lagring av dokumenter kun kan skje i arkivsystem som er godkjent av Riksarkivaren, såkalte NOARK-system, jf. arkivforskriften §§ 2-9 og 2-13. Fagsystemene som ikke har Noark godkjenning og inneholder arkivverdig dokumentasjon, må sørge for å skrive ut og arkivere i sak/arkiv system alt som etter offentlighetslovens §§ 2 og 3 er å regne som saksdokument for organet, jf. arkivforskriften § 3-3. Som dokument regnes en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, fremvisning eller overføring, jf Arkivloven § 2a.

Sak- og arkivsystem P360
er godkjent av Riksarkivet, tilfredsstiller Noark 5 og kan produsere elektronisk uttrekk av bevaringsverdige dokumenter og metadata på en standardisert måte for deponering eller avlevering til arkivdepot. Elektronisk uttrekk fra P360 skal avleveres til depot ved periodisering.

Andre fagsystem
som ikke er Noark-godkjent og ikke er integrert mot et Noark-godkjent arkivsystem, må man vurdere om hvilke opplysninger som skal arkiveres, eventuelt avtale hvordan uttrekk fra systemet skal produseres og avleveres for å kunne mottas av arkivdepot. Se flere opplysninger om hvert system punkt 4.2.