|
I henhold til Forskrift om offentlige arkiver av 11.desember 1998 §2-2 er alle offentlige organ pålagt å ha en arkivplan. Arkivplanen skal være et styringsverktøy for organisasjonens dokumenthåndtering. Forskrift om offentlege arkiv:
§ 2.2 Arkivplan
Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivplanarbeidet Det betyr at planen skal være:
-
Beskrivende
Den skal gi en oversikt over hvilke arkiv som finnes og hvilke rutiner som er knyttet til disse. Den skal også gi oversikt over hvordan det er organisert.
-
Retningsgivende
Den skal gi forpliktende retningslinjer for hvordan all dokumentinformasjon som organisasjonen trenger i sine daglige gjøremål eller har plikt til å oppbevare for ettertiden skal registreres, oppbevares og brukes. Etter hvert som dokumentene i stadig større grad blir distribuert og lagret elektronisk, er det stadig viktigere med ensartede rutiner (hvem gjør hva og hvordan).
Denne arkivplanen gjelder fra 18.9.2019 - fra samme tidspunkt som overgang til nytt sak/arkivsystem Elements og overgang til fullelektronisk sakarkiv. Startdato er også sammenfallende med ny kommunestyreperiode etter kommunestyrevalget 9. september 2019. Første politiske utvalgsmøte i Elements er konstituerende kommunestyremøte 17.10.2019. Arkivverket har foretatt 2 tilsyn:
- 29.10.2013 - ved kommunens arkivdepot ForvaltningSenteret AS
- 11.12.2018 - tilsyn med arkivholdet i Notodden kommune
|
