Kommuner - 2 eller flere - kan inngå samarbeid for å utføre tjenester til innbyggerne.

Arkivene som dannes i det interkommunale samarbeidet er nødvendige i den daglige driften av tjenestene og dokumenterer de samarbeidende kommunenes tjenesteyting overfor sine innbyggere.

Arkivforskriften og de utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelsene i riksarkivarens forskrift trådte i kraft 1.1.2018.
I denne forskriften er det i § 7-24 satt generelt krav til bevaring av alt arkivmateriale som skapes som ledd i utførelsen av kommunale og fylkeskommunale oppgaver.

   Foretak, selskap og interkommunale samarbeidsordninger

   a) Opprettelse og avvikling av foretak, selskaper og interkommunale samarbeidsordninger.
   b) Avtaler om arkivansvar og arkivorganisering når tjenester legges til foretak, selskap og interkommunale samarbeidsorganer som ikke er omfattet av arkivloven.
   c) Vedtekter, samarbeidsavtaler, selskapsavtaler og andre avtaler eller vedtak som dokumenterer overføringen av oppgaver og myndighet 
       fra kommunen og fylkeskommunen til foretak, selskap eller interkommunalt samarbeidsorgan.
   d) Kommunens og fylkeskommunens kontroll med og revisjon av foretak, selskaper og interkommunale samarbeidsordninger.

I tillegg til endringer i kommunestrukturen og lovverket har Arkivverket utarbeidet en mer praktisk rettet veileder som setter kommunene og de interkommunale samarbeidene i stand til å behandle arkivene på en forsvarlig og hensiktsmessig måte i tråd med gjeldende regelverk.
Arkivverket har gitt ut en veileder som rådmenn, tjenesteledere og arkivledere kan benytte i forbindelse med interkommunale samarbeid. De har alle viktige roller for å sikre en forsvarlig forvaltning av arkivene i interkommunale samarbeid.
Se vedlegg ...

MERK:  Pt er ikke denne veilederen oppdatert i henhold til ny kommunelov og henvisninger til paragrafer i denne veiledningen er derfor noe misvisende.

Dersom man bruker veilederen opp mot ny kommunelov kap 19 og 20, vil det gi følgende konklusjon:

Samarbeid etter Kl. kap. 19 - Kommunalt oppgavefellesskap:

• Det skal framgå av avtalen om oppgavefellesskapet er eget rettssubjekt.
• Egne rettssubjekt er i hovedsak ikke pålagt å følge arkivloven. Arkivverket anbefaler det likevel i sin veileder.

Samarbeid etter Kl. kap. 20 - Vertskommune:

• Samarbeidet er ikke eget rettssubjekt
• Vertskommunen har arkivansvar
• Det må legges praktisk til rette i sak/arkivsystem eller fagsystem slik at sakene holdes atskilt og arkivdelen kan periodiseres/avsluttes samt tas uttrekk av uavhengig av hovedarkivdelen i systemet

Sakset fra Arkivverkets veileder:

Ulike samarbeidsformer - NB:  Referanse til gammel kommunelov (oversikten blir oppdatert når Arkivverket har oppdatert sin veileder)

Tabellen nedenfor gir en oversikt over ulike typer samarbeid og hvorvidt de er pålagt å følge arkivlovens regler for offentlige arkiver. Om samarbeidet er et eget rettssubjekt, er det som hovedregel ikke pålagt å følge arkivloven, men Arkivverket anbefaler det.

Vedlegg: