ARKIVRUTINER FORVALTNINGSENTERET – KOMMUNER

ForvaltningSenteret (FS) som depot skal oppbevare avleverte arkiver forskriftsmessig. En viktig del er og alltid ha oversikt over hva som er kommet til depot og hvor dette oppbevares. FS bruker databasen Asta 5.2.1 til katalogisering av arkivene.

Oversikt arkiv:

FS tar imot avsluttede arkiv fra kommunene etter retningslinjer i normalinstruksen. FS tar også på seg oppdrag, med å reise ut til kommunen og hente inn arkiver, da som egne prosjekter i samråd med kommunen.

Når arkivene er kommet innenfor dørene starter registrering i Asta:

•  Generell registrering tilhørende aktøren (aksesjon). Omfanget på arkivmateriellet som er kommet inn og hva det er.
•  Når arkivmateriellet er satt opp på hyller med ferdige avleveringslister, følger registrering på arkivnivå/serie/boks etc. (tilvekst) Samt etikettering.

FS vil i samarbeid med kommunen lage en prioritert liste over hva som bør prioriteres å gjøre på arkivet, men det er kommunen som har ansvaret for å bestille denne prosessen.

Tilgang til avleverte arkiver:

Registreringer gjort i Asta sendes ut på arkivportalen – der alle har tilgang til å se hva som befinner seg på depot.

• Alle henvendelser fra publikum skal gå via kommune
• Det er kun godkjente personer i hver kommune som har mulighet til å bestille arkivmateriell – sjekk alltid dette ved henvendelser. (Oversikt ligger først i permen med bestillinger for hver kommune)
• Henvendelser fra disse kan være:
  - Tilbakelån
  - Kopiering før utsendelse
  - Henvendelse ved at godkjente personer gis tilgang til avlevert arkiv og selv står for søk/gjenfinning i eget arkivmateriale

Godkjente personer som skal inn i depot skal loggføres/registreres i besøksprotokoll. Besøkende skal alltid være i følge med ansatt fra FS.

Sensitivt arkivmateriale:

Ved utsendelser/tilbakelån av slikt materiale, blir det som er berørt av Off.lova § 13/fvl. § 13 sendt i egen koffert med kurer, eller som rekommandert forsendelse.

Tilgang lesesal:

Når kommunen har godkjent en person til å få tilgang på arkivmateriell, kan vedkommende komme til FS, med godkjenningen og legitimasjon.

FS har en lesesal i tilknytningen til i arkiv depotet 2.etg, samt en tilrettelagt for rullestolbrukere. FS ansatt henter bestilt arkivmateriell som vedkommende kan lese i ro og fred. Dersom det er ønskelig med kopier, må besøkende følges til kopimaskinen (kode på dør inn igjen i arkivet). Dette er sikkerhetstiltaks, slik at man ikke kan kopiere uten en FS ansatt tilstede.

Åpningstider: mandag – fredag kl 09.00 – 15.00