Grunnleggende rutiner :

• Oppretting av nytt skoleår
• Registrering av elever og ansatte
• Registrering og fordeling av elever og ansatte i klasser, grupper og fag
• Registrering av nye elever med foresatte, og ansatte underveis i skoleåret.
• Fagoversikt
• Adresseendringer og ajourhold av personopplysninger ifht. Folkeregisteret.
• Føring av flyttemeldinger og andre hendelser
• Oppmelding til nasjonale prøver og eksamen
• Oppmelding til ulike kartleggingsprøver
• Føring av fravær
• Føring av karakterer og vitnemål
• Integrasjoner mot AD, LMS og Feide

Integrasjon med kommunens felles sak/arkivsystem Elements er nær forestående.
Første steg blir arkivering av IOP-dokumenter fra IST til Elements - se rutinebeskrivelse nedenfor

Inntil integrasjon er på plass skal følgende dokumenter registreres i Elements: 

• Flyttemelding på elever – sendt på papir til arkivering
• Vitnemål – arkivert på elev
• Vitnemålsprotokoll
• Klasselister – pr påbegynt skoleår og ved eventuelle endringer
• Klasselister m/foresatte – skal sendes til helsesøster, tannhelsetjeneste
• Personallister – til bruk på skolen
• Elevkort – sendt hjem for retting og endringer av opplysninger
• Fraværsrapporter over totalfravær
• Fraværsrapporter over detaljert fravær 
• Individuell opplæringsplan, med vurderinger og referater
• Spesialundervisning - sakkyndig vurderinger, referater, oppfølging m.m. 

Når integrasjon IST og Elements er på plass november/desember 2020: 

1. Ved ferdigstillelse av IOP som er laget i IST blir dokumentet automatisk overført til Elements i elevens mappe (1) eller ny mappe opprettes (2) og IOP tilknyttes
2. Dokumentet blir overført til Elements som PDF som et utgående dokument
3. Status vil være R (reservert), og mottaker vil stå med elevens navn. Sekretær korrigerer evt tittel, endrer mottakere
4. Sekretær ferdigstiller og ekspederer journalposten til aktuelle mottakere via SvarUt
5. Integrasjonen er koblet mot intern sone, og tilgangskoden må derfor manuelt endres fra E til ES for arkivering i sikker sone på alle journalposter mens saker skal ha tilgangskode E og ligge i intern sone for mottak fra IST

 (1) Hvis det allerede er opprettet elevmappe i Elements:

• IOP legger seg inn i elevens mappe med saksbehandler fra saknivå
• Saksbehandler/sekretær vil få opp IOP som en journalpost på dashbordet i Elements på flisen Under arbeid som et utgående dokument i status Reservert
• Saksbehandler/sekretær må åpne journalposten og ferdigstille/ekspedere dokumentet slik:
  - klikk på rediger
  - fjern elevens navn i mottakerfeltet
  - legg inn foresattes navn iht folkeregisteret + evt andre mottakere iht IOP og mottakerliste
  - korriger evt journalposttittel og dokumentdetaljer
  - påse at skjerming er ivaretatt på journalposten - tittel og mottakere
  - klikk på Ferdigstill og deretter ekspeder digitalt
• Dokumentet er sendt ut til alle mottakere og lagret elektronisk i Elements

(2) Hvis det IKKE allerede er opprettet elevmappe i Elements:

• Ny sak opprettes med tittel «Elev – fornavn etternavn», mappetype «Elevmappe» med tilgangskode E og klassering FNRE (dvs 11 siffer og Elevens navn)
  Status på sak vil være Reservert og Ufordelt til arkiv / ikke fordelt til saksbehandler
• Journalposten vil kobles mot den nye elevmappen og status vil være Reservert
• Arkivet fordeler sak og journalpost til Ufordelt til rett skole.
• Saksbehandler/sekretær vil få opp IOP som en journalpost på dashbordet i Elements på flisen Under arbeid som et utgående dokument i status Reservert
• Saksbehandler/sekretær må åpne journalposten og ferdigstille/ekspedere dokumentet slik:
  - klikk på rediger
  - fjern elevens navn i mottakerfeltet
  - legg inn foresattes navn iht folkeregisteret + evt andre mottakere iht IOP og mottakerliste
  - korriger evt journalposttittel og dokumentdetaljer
  - påse at skjerming er ivaretatt på journalposten - tittel og mottakere
  - klikk på Ferdigstill og deretter ekspeder digitalt
• Dokumentet er sendt ut til alle mottakere og lagret elektronisk i Elements.