Brann og vannskade kan av naturlige årsaker henge sammen. Om det har vært brann i arkivmateriale så er det trolig og vannskade i arkivet grunnet slukningsarbeidet. Det er vanskelig å gardere seg helt mot brann eller vannskader. Det kan skje selv om en regner med at arkivet er godt sikret. Her er det noen gode råd som kan benyttes om uhellet er ute.

Brann

Det anbefales at man bruker CO2-apparater til brannslukking og ikke pulverapparater. Ved varme danner pulveret fra pulverapparatet et belegg som smelter og som kan trekke seg inn i dokumentene. Brannslukkingseffekten er begrenset ved bruk av pulverapparater, og forurensingen av lokalet/materialet er stor.
Hvis branntilløp ikke er slukket i løpet av 3 minutter, må forsøket gis opp, og en må i stedet prøve å avgrense skadene så langt det er mulig.

Hva gjør en med brannskadd arkiv?

Rutine for håndtering av brannskadd arkiv finnes på nettsiden til Arkivverket - Brannskadde kilder (dette nettstedet finnes ikke lenger)

Vannskader

Dersom det er praktisk mulig, bør en skille mellom fuktig materiale og det som er virkelig vått. Slik kan man unngå å påføre det lett fuktige materiale skader ved tørking sammen med det våte materialet.

Nedfrysing
Nedfrysning bør skje så raskt som mulig, gjerne ved temperaturer under –50 grader, siden iskrystallene blir mindre enn ved innfrysing ved høyere temperaturer og minsker skadene på dokumentene. Rask nedfrysning stabiliserer dessuten alle vannløselige stoffer i dokumentene. Videre lagring av nedfrosset materiale bør normalt skje ved –18 grader eller lavere.

Varme, ventilasjon og avfukting
Normalt slår en av varmen i rommet. For å hindre lommer med høy luftfuktighet må ventilasjon og avfukting fungere kontinuerlig. Ekstra utstyr kan leies fra byggebransjen eller skadebegrensningsfirmaer.

Steng av vannet
Ved vannskade, ta kontakt med vaktmester for å få stengt vannet, men ideelt sett burde alle vite hvor hovedvannkranen er og kunne stenge den. Elektrisk utstyr kobles fra. Dekk til nødvendig område for å begrense skaden og begynn flyttingen av risikoutsatt materiale.

Redning av vannskadet materiale

Lufttørking eller frysetørking er de aktuelle tørkemetodene. Lufttørking skal ikke brukes for dokumenter med vannfarger eller blekk. Her risikerer man at farger og blekk blir trukket ut over arkene. Frysetørking er best for store mengder dokumenter. Sannsynligvis vil mye vått materiale kunne reddes etter nedfrysning.

Ved vannskade skal arkivmaterialet fryses ned så raskt som mulig. Det bør pakkes i plastposer, gjerne i tynne poser av den typen som ligger søppelbøttene på kontorene. Det er viktig at bunkene ikke blir for tykke, 10-15 cm er bra, altså omtrent som vanlige arkivbokser. Dette for å gjøre frysetørringsprosessen så enkel som mulig. Dersom materialet er pakket i veldig ulike bunker blir dette vanskeligere å frysetørre.

Arkivmateriale som bare har vært fuktig, vil etter frysetørking ofte kunne settes rett tilbake i arkivet. En må regne med utgifter til ominnbinding av møtebøker, journaler, kopibøker m.m. og også konserveringstiltak for materiale som har blitt vått.

Hvis man har plass og mulighet til å regulere klimaet i egnede rom utenfor skadestedet, kan lufttørking brukes. Dette gjelder fortrinnsvis for materiale som er lett fuktig. Man kan gjerne bruke kondensfjerner og kaldluftvifter, men unngå varme. Dette øker nedbrytningshastigheten i papiret og kan gi grobunn for sopp. For å hindre soppvekst må temperaturen holdes under 18 grader. Vifter og annet utstyr, må holde luften i bevegelse, og materialet må spres utover på rene flater. Dokumentene bør tas ut av arkivboksene og legges utover i mindre bunker. Fjern plast og binders, dersom dette ikke allerede er gjort.

Materiale som er frosset ned rett etter vannskade egner seg som regel godt til frysetørking.

I løpet av 48 timer bør fuktig materiale være tørket eller frosset ned. En skal ikke åpne eller lukke skadet materiale eller forsøke å skille dokumenter som kleber seg sammen.

Innbundne journaler, møtebøker og kopibøker

Innbundne journaler, møtebøker og kopibøker som er fuktige eller delvis våte kan lufttørkes. Sett de opp på vannsugende papir og åpne forsiktig, men en skal ikke åpne de enkelte sidene.

Dokumenter, kart og grafiske dokumenter

Det er viktig at en ikke behandler fuktige / våte dokumenter, kart eller grafiske dokumenter på en måte som gjør at vannløselige stoffer trekkes utover overflaten. En skal ikke bruke trekkpapir på vannfarger eller andre medier som er lett oppløselig med vann. Dokumenter med vannfarger og lignende må tørkes eller fryses umiddelbart.

Kopier, negativer og dias

Kopier, negativer og dias må fryses eller tørkes innen 72 timer. Bruk hansker.
Vått materiale pakkes i plast. Lufttørking foretrekkes, eventuelt kan en tine materialet før lufttørking. Frysetørking kan prøves, men en skal ikke vakuumtørke fotografisk materiale.

Magnetiske medier

Magnetiske medier som er våte eller har kondens på innsiden av kassettene, kan holdes våte i flere dager. Pakk dem i plastposer og hold dem i vann hvis det er fare for soppdannelse. De skal ikke fryses. Disketter skal stå i plastposer i bokser med vann. Informasjonen på en harddisk kan ofte reddes av spesialister på datarekonstruksjon etter brann eller andre skader.

Hvem utfører frysetørking?

Frysetørring kan utføres av Rudskogen fryseterminal i Rakkestad. Tlf. nr. 69 22 99 00.