Formål

Det sekundære formålet er å tilgjengeliggjøre informasjonen om rutiner, regler og ordningssystemer i arkivforvaltningen, både som informasjon til innbyggerne og som kunnskapsbase for saksbehandlerne. 

Arkiv = informasjonsforvaltning og dokumentkontroll

Arkivplanen skal bidra til at Notodden kommune ivaretar arkivansvaret etter arkivlovens § 6 hvor det heter:

"Offentlege organ pliktar til å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."

Arkivplanen skal dokumentere dokumentrutiner, arkivorganiseringen og hvordan arkivene skal forvaltes i Notodden kommune.

Formålet med arkivplanen er å samle retningslinjer og rutiner ett sted, slik at alle ansatte til enhver tid vet hvordan oppgavene knyttet til dokumentbehandling skal løses og hvilke retningslinjer som gjelder. Arkivplanen gjelder for alle ansatte som arbeider med saksbehandling - både i felles sak/arkivsystem og i fagsystemer.
 Ansatte plikter å gjøre seg kjent med og følge rutinene som er nedfelt i arkivplanen.

Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for arkivplanen. Arkivplanen skal revideres hvert 2. år eller ved behov. Arkivleder har ansvar for at planen til enhver tid er oppdatert.

Målsetting

• Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for kommunal saksbehandling og offentlig innsyn.
• Alle saksdokumenter skal registreres i kommunens sakarkivsystem eller et fagsystem integrert med sak/arkivsystemet eller med egen arkivkjerne
• Arkivet skal være sikret mot ulovlig innsyn. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være dokumentert.
• Arkivet skal sikre god organisering og oppbevaring av dokumentasjon som har forventet forvaltningsmessig, rettslig eller forskningsmessig verdi for samtid og ettertid.

Arkivplanen skal tilpasses kommunens organisasjon for å nå disse målsettingene.

For at arkivet skal fungere, må rutinene følges for å oppnå formålet med arkiv som er gjenfinning.