Hensikten med bevaring av offentlige arkiv er å sikre at arkiv som har vesentlig kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder viktig rettslig eller forvaltningsmessig dokumentasjon, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden.

All dokumentasjon som har arkivverdi SKAL journalføres enten i kommunens generelle sak/arkivsystem Elements eller i et fagsystem som ivaretar kravet til journalføring.

Rutiner for kommunens elektroniske systemer skal utarbeides i henhold "Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver" - riksarkivarens forskrift.

Det er spesielt følgende som kreves beskrevet i kommunens arkivplan for de enkelte systemer:

§ 3-2.  Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem - herunder rutiner når elektronisk system er utilgjengelig/driftsstans

§ 3-4.  Oppbevaring og sikring

§ 3-6.  Destruksjon av papirversjonen etter skanning i den løpende arkivdanningen

I det følgende er det beskrevet rutiner for sentrale elektroniske fagsystemer i tillegg til det felles sak/arkivsystemet som benyttes i Notodden kommune.

Følgende gjelder for alle systemer:

• Arkivleder/systemansvarlige har ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter
• Leder
  • fordeler nye saker til saksbehandlere
  • skal eventuelt omfordele saker ved lengre fravær
  • har innsyn i alle saker innenfor egen virksomhet
  • skal sørge for at nytilsatte får tilstrekkelig opplæring i rutiner
  • har ansvar for sluttsamtaler med ansatte som slutter der ikke ferdig behandlede saker er et sentralt tema
  • skal holde kontroll over restanser i egen avdeling
• Saksbehandler
  • kan opprette nye saker og journalposter
  • har ansvar for egne saker
  • kan gi andre saksbehandlere tilgang til sak/journalpost
  • kan redigere dokumenter så lenge journalpost har status Reservert
  • skal foreta offentlighetsvurdering
  • skal ferdigstille/ekspedere egne journalposter fortløpende
  • skal avskrive journalposter fortløpende
  • skal ferdigstille saker fortløpende
• Sentral arkivtjeneste har ansvar for kvalitetsikring av saker og journalposter i det felles sak/arkivsystemet Elements samt kontroll av digital forsendelse
• Sekretær / systemansvarlig for det enkelte fagsystem har ansvar for kvalitetssikring av registreringene og kontroll med ekspedering/arkivering i fagsystemene samt kontroll med digital forsendelse i fagsystemene
• K-IKT (Kongsbergregionen IKT drift) har ansvar for drift, sikkerhet og backup av kommunens elektroniske systemer fram til utfasing/uttrekk/deponering skjer, samt at dokumentene konverteres til PDF ved ferdigstilling/journalføring/arkivering - se pkt 6 i arkivplanen
• Skannede dokumenter oppbevares i minst 3 måneder - fortløpende etter mottatt dato - graderte dokumenter oppbevares innelåst
  • originalene skal makuleres eller destrueres på en forsvarlig måte
• Digital signatur er foreløpig ikke tatt i bruk, men utgående dokumenter godkjennes elektronisk når digital forsendelse benyttes
  • noen dokumenter godkjennes av saksbehandler selv - enkeltvedtak skal godkjennes av leder
  • kommunens administrative delegasjonsreglement (er under revisjon i ledergruppa) beskriver hvem som har myndighet til å signere hva
• Nedetid / systemet er ute av drift: Se pkt 10 i arkivplanen

Arkivformat:

• Dokumenter som skannes inn lagres som PDF/A
• Alle dokumenter i status Journalført blir automatisk konvertert til PDF/A
• Enkelte filer som allerede er definert i systemet kan bli liggende i sitt opprinnelige format

Sletting / status Utgår for feilregistrerte saker/dokumenter

Når det oppdages at et dokument som ikke er arkiv- eller journalpliktig likevel er registrert inn i systemene, kan man vurdere å slette det. Det skal ligge tungtveiende argumenter til grunn for sletting, og dokumenter som allerede er sendt ut fra kommunen skal under ingen omstendigheter slettes.

Arkivansvarlig foretar sletting/setter status til Utgår. Arkivrådgiver og kommunens jurist kan involveres ved behov. Følgende kriterier skal ligge til grunn i vurderingen:

• Er dokumentet åpenbart feilsendt?
• Hva er konsekvensen av at det blir liggende?
• Hva er konsekvensen av å slette (har det ligget tilgjengelig på innsynsløsninger f.eks.)?
• Ved sletting - hvordan sikrer man sporbarheten i valgene som er tatt.

Dersom et dokument skal slettes, skal følgende utføres:

• Det skal ligge spor igjen i systemet på valgene som er tatt og hva som er slettet. Dette kan gjøres i form av arkivmerknad eller som et eget notat i saken.
• Dokumentet settes til utgår, og tittel endres til utgår.
• Vurder om filen skal slettes helt, legges inn sammen med merknaden eller om den kan bli liggende på journalposten.
• Vurder hva som må gjøres i andre løsninger dersom opplysningene eksisterer flere plasser (f.eks. offentlig journal).
• Vurder om noen bør informeres, og hva som skal formidles.
• Vurder om avvik bør meldes.

Hva skal arkiveres på papir:

• signerte avtaler
• tinglyste dokumenter
• verdipapirer
• dokumenter fra fagsystemer som ikke er godkjent som fullelektroniske i seg selv og ikke har integrasjon med Elements

Signatur

Administrativt delegasjonsreglement beskriver hvem som har myndighet til å signere hva.
Dette reglementet er til revisjon i ledergruppa etter at man tok i bruk elektronisk godkjenning ved innføring av nytt fullelektronisk sak/arkivsystem Elements.
Reglementet blir lagt inn i arkivplanen når det er ferdig fra ledergruppa.