Rutinen er under arbeid

Det elektroniske arkivet for behandling av saker etter lov om sosiale tjenester i Notodden kommune behandles i Fagsystem Socio Lifecare for sosialtjenesten.

Systemet benyttes som fullelektronisk fagsystem fra .......... (dato)

Administrative saker og egenforvaltningssaker, herunder serviceklager og personalarkiv, knyttet til driften ved sosialtjenesten, behandles og arkiveres i kommunens generelle sak/arkivsystem Elements.

Hvilke kategorier av saker, herunder typer av saksdokumenter, som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir - § 3-4 b, jf. § 3-3

Alle hoveddokumenter og vedlegg i en sosialsak skal registreres i Socio.

Unntak:

• Dokumenter med krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn
• Hjemmelsdokumenter
• Garantierklæringer (oppbevares til retur etter garantitidens utløp)
• Panteobligasjoner lån

Journalposter med status Journalført konverteres til PDF. 

Følgende arkivformater skal registreres i fagsystemet:

Malene i fagsystemet for de ulike dokumenttypene bestemmer hvilke av disse formatene som brukes når. I grove trekk blir det slik:

1. Worddokumenter, regneark, powerpoint o.l. konverteres til PDF/A.

2. Skannede dokumenter som brev og bilder benytter seg av PDF/A

3. E-posten som kommer inn blir konvertert til TXT-format i forbindelse med
importen og ved status Journalført konverteres det til PDF/A 

4. Tabelluttrekk lagres i XML-format eller det foretas SIARD-uttrekk.

Se forøvrig Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift)

Operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokumenter

............ har ansvaret for skanningen av innkomne papirdokumenter. Etter at dagens post er sortert, skannes de arkivverdige dokumentene inn omgående.  Når skanningen er ferdig, registrerer ............... den innkomne posten i fagsystemet.

Deretter foretas følgende kvalitetssikring av dokumentene:

• at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert
• at alle sider er kommet med på hvert dokument
• at skanningen kvalitetsmessig er god nok
• at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger

Oppbevaring og kassering/makulering av skannede dokumenter

Oppbevaring og kassering/makulering av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk skal skje på betryggende måte

Skannede dokumenter oppbevares fortløpende etter dato i minst 6 måneder før kassering/makulering.

Sikkerhetsrutiner/Backup/Periodisering

Kongsbergregionen IKT (K-IKT) har backupansvar for kommunens elektroniske systemer - se pkt 6.2

Det er ikke fastsatt periodiseringsintervall for Socio.

Ved overgang til nytt fagsystem eller ved større oppdateringer av systemet skal det foretas periodisering/uttrekk til arkivdepot.
Se pkt 8.2