Ved deponering av papirarkiv fra virksomheten, skal følgende rutiner følges:

• Binders og plastlommer skal fjernes
• Regnskapsbilag som ikke har dokumentasjonsverdi for tjenesten som er gitt skal makuleres (dette vil være aktuelt for MORS-arkiv, klientarkiv o.l.)
• Det skal kun benyttes syrenøytrale arkivbokser uten hull på kortsiden
• Utgifter til innkjøp av godkjente arkivbokser og eventuell fornyelse av slitte mapper er virksomhetens ansvar
• Deponeringsliste skal følge arkivmateriellet og skal inneholde opplysninger om arkivskaper og innholdet i deponeringen
• Som minimum skal en ha med en oversikt over arkivserier og arkivstykker i hver serie (protokoll eller arkivboks) Arkivstykkene skal være merket med arkivskapers navn og årstall.

Det administrative ansvaret for deponert materiale blir overført fra arkivskaperen til administrasjonssjefen ved arkivleder.

Eksempel på deponeringsliste for 4 serietyper fra sentralarkivet:

Merking av bokser - protokoller

Eksempel på avleveringsliste for elevarkiv: