Felles rutine for anskaffelse av digitale løsninger

Godkjent av SuksIT 18.01.19 og Rådmannsutvalget 25.01.19

(Denne rutinen erstatter i sin helhet punkt 4 i dokumentet «Beskrivelse av SuksIT fra 2017 – vedtatt av RMU 27.03.15»)

Kommunene i Kongsbergregionen forplikter seg til å følge felles rutine slik:

Når den enkelte kommune skal velge nye digitale løsninger/IKT-systemer og relaterte tjenester og ved reforhandlinger av eksisterende avtaler, skal det legges til grunn at kommunene i Kongsbergregionen har som mål at kommunene i størst mulig grad skal benytte felles digitale løsninger/IKT-systemer, og at kommunene har felles digitaliseringsstrategi

Dersom en kommune ønsker å bytte en digital løsning/IKT-system, innføre en ny løsning eller gjennomføre større oppgraderinger av eksisterende løsninger, SKAL dette meldes inn til SuksIT så tidlig som mulig – via kommunens eget SuksIT-medlem - alternativt til koordinator for SuksIT. Det bør foreligge en beskrivelse av behov og utkast til gevinstrealiseringsplan som grunnlag for vurdering i SuksIT. Felles mal for gevinstrealisering skal benyttes.

SuksIT skal deretter forespørre de andre kommunene i regionen om det er aktuelt for disse å være med på anskaffelsen

Felles anskaffelser skal identifiseres så tidlig som mulig slik at de kan innarbeides i SuksIT’s årlige tiltaksplan og budsjett og behandles av RMU. Dersom slike anskaffelser ønskes gjennomført uten at de er beskrevet i felles tiltaksplan må kommunene selv dekke kostnadene innen egen budsjettramme og følge rutine for anskaffelsesprosess beskrevet nedenfor.

Når ny løsning er besluttet anskaffet skal SuksIT/ev. kommuner selv (dersom dette er mer hensiktsmessig) i samarbeid med regional innkjøper sørge for å iverksette prosess for anskaffelse. Følgende aktører skal delta/være representert i denne prosessen, herunder utarbeidelse av konkurransegrunnlag, evaluering og tildeling av kontrakt:

Representanter for brukere i kommunene (skal avklare og beskrive behov og velge tildelingskriterier)

 K-IKT (skal avklare og beskrive krav til arkitektur)

 Arkivnettverket skal avklare og beskrive krav til arkiv

 Personvernombud (skal avklare og beskrive krav til personvern)

Regional innkjøper (vurderer anskaffelsesform og utarbeider øvrige konkurransedokumenter)

 Det vurderes om det er ønskelig at tillitsvalgt deltar

Anbefaling om tildeling av kontrakt skal behandles/kvalitetssikres i SuksIT som deretter oversender til RMU for godkjenning/tildeling

Kontrakt signeres av koordinator for SuksIT ev. daglig leder i Kongsbergregionen

Felles databehandleravtale skal benyttes i anskaffelsen, denne skal ligge ved kontrakt og må signeres av alle 7 rådmenn som er behandlingsansvarlige

Signerte dokumenter (kontrakt og databehandleravtale) oversendes kommunene og K-IKT. K-IKT benytter disse dokumentene som grunnlag for budsjettering av årlige vedlikeholdskostnader

Det er den enkelte kommune selv som har ansvar for at planlagte gevinster tas ut. Fellesprosjekter kan bidra med et tidlig utkast til gevinstrealiseringsplan.

Dersom en/flere kommuner igangsetter prosjekter/prosesser som omhandler digitalisering uten at det er planlagt å ende opp med en anskaffelse, skal slike initiativ uansett meldes til SuksIT til orientering. Dette for å unngå dobbeltarbeid, åpne for samarbeid og sikre at det ikke iverksettes initiativ som kommer i konflikt med felles digitaliseringsstrategi/