Elevmapper i grunnskolen - retningslinje for oppbevaring og behandling - gjelder for papirarkiv (manuelle mapper)

Hjelpetekst:Synlig i arkivplan.no

Oktober 2009

Se følgende punkter i herværende retningslinje:

• Innledningen – viktigheten av dokumentasjon
• pkt. 3, 3.1 og 3.2 – oppretting av elevmappe
• pkt. 4.6 – når eleven eventuelt flytter til ny skole eller tilbake til sin hjemkommune
• pkt. 4.7 – når eleven går fra mellomtrinn til ungdomstrinn
• pkt. 5.1.1 – når elev slutter/flytter i løpet av grunnskolen
• pkt. 5.2.1 – bortsetting
• pkt. 7 - deponering

-----------------------

INNLEDNING

Det er svært viktig at Notodden kommune som skoleeier kan dokumentere det faglige og pedagogiske tilbudet som er gitt til den enkelte elev.

Dette gjelder også for elever som oppholder seg i Notodden - og er elev - kun for et kortere tidsrom.

Når elev eller foresatte ikke gir samtykke til iverksettelse av tiltak eller at tilbud ikke tas i mot, er dette også en viktig dokumentasjon i forehold til kommunens tilbud til eleven. Slik type dokumentasjon skal bevares/arkiveres i elevmappen.

Arkivskaper skal ta vare på dokumenter i elevmappene slik at man i fremtiden kan dokumentere hvilke tilbud som er tilbudt/gitt til den enkelte elev.

Rektor er behandlingsansvarlig/arkivansvarlig så lenge elevmappene oppbevares ved den enkelte skole – fram til bortsetting.

Skolesjefen er behandlingsansvarlig/arkivansvarlig så lenge dokumentene oppbevares ved administrasjonen – i tiden mellom bortsetting og fram til deponering. 

1. FORMÅL

Formålet med denne retningslinjen er å etablere et felles regelverk for oppretting og registrering, arkivering og deponering av elevmapper i Notodden kommune innenfor rammen av gjeldende lover og retningslinjer.

2. VIRKEOMRÅDE

Denne retningslinjen gjelder for de manuelle elevmappene i grunnskolen etter Lov av 17. juli 1998 nr. 61 om grunnskolen og den videregående opplæringa (opplæringslova).

3.  OPPRETTING AV ELEVMAPPER

I følge opplæringslova § 1-2, 5. ledd, skal opplæring tilpasses evner og forutsetninger hos den enkelte elev, såkalt tilpasset opplæring (TPO). Retten til spesialundervisning er regulert under § 5-1 i samme lov.

I dette ligger det at innenfor rammene av de ordinære ressurser kommunen har, skal det gis tilpasset opplæring for hver elev. For den som ikke har tilfredsstillende utbytte av denne opplæringen, skal det fattes enkeltvedtak om spesialundervisning.

Som en følge av dette, opprettes det elevmappe på alle elever i 1. klasse.

Personopplysninger skal behandles etter personopplysningslovens kapittel II - Alminnelige regler for behandling av personopplysninger. Merk spesielt håndtering av personopplysninger for elever og foresatte som har adresser med spesielle beskyttelsesbehov – se pkt. 8.

3.1  Elevens fødselsnummer

Hver elevmappe i grunnskolen skal opprettes på en unik identifikasjon som er elevens fødselsnummer. Fødselsnummeret (11 siffer) skrives i henhold til Norsk standard:

• Elevmappen påføres elevens fødselsdato på formen ddmmåå
• Personnummer benyttes for å skille elever født på samme dato

3.2  Elevmappe

Det skal opprettes elevmappe for hver elev, jfr. pkt. 3 ovenfor.

Denne mappen skal inneholde følgende: 

• • Mappeomslag med fødselsnummer
• • Navn, adresse, opplysninger om foresatte
• • Korrespondanse
• • Dokumenter unntatt partsinnsyn
• • Rapporter, henvisninger og sakkyndige vurderinger, spesialpedagogiske tiltak, f.eks. individuelle opplæringsplaner  
• • Disiplinære forhold i skoletida
• • Interne notat, konsept, dubletter og øvrige dokumenter

4.  UTLÅN OG OVERFØRING AV ELEVMAPPER

4.1  Utlånskort

Ingen elevmapper må fjernes fra sin plass i arkivet uten at utlånet registreres. Se også pkt. 5.1.2 - Adgang til arkivet.

Det skal fylles ut utlånskort påført mappens nummer, navn, låntakers navn og dato for utlån. Utlånskortet settes på mappens plass i arkivet til informasjon om hvem som har mappen og tas ut når mappen leveres tilbake.

Utlånte dokumenter skal normalt ikke bringes med utenfor virksomhetens kontorlokaler.

4.2  Eksternt utlån

Elevmapper skal ikke lånes ut til andre virksomheter.

4.3  Innsyn i aktive elevmapper

Ønsker en elev innsyn i sin mappe (partsinnsyn) – direkte eller via advokat – , bør dette skje i oppbevarende virksomhets lokaler. Eventuelt kan virksomheten sende en dokumentliste hvor eleven kan krysse av for hvilke dokumenter hun/han vil ha kopi av. Skolen bør motta skriftlig henvendelse om innsyn og oversending av elevmappe.

Krav om innsyn behandles etter forvaltningslovens og personopplysningslovens bestemmelser om innsyn.

4.4  Oversendelse av kopier

Dokumenter som inneholder personsensitive opplysninger sendes rekommandert eller som verdipost.

4.5  Fylkesmannen / Fylkesnemnda

Fylkesmannen / Fylkesnemnda godtar kopier av saksdokumenter fra kommunene ved håndtering av klagesaker/tvangssaker.

4.6  Ved flytting til annen kommune – oversending av dokumenter til ny skole

I elevmappene skal ligge dokumenter som for fremtiden kan dokumentere hvilke tilbud som er gitt til den enkelte elev.

Når en elev flytter til en annen kommune, skal kopi av informasjon som er viktig for videre skolegang oversendes ny skole. Eleven eller de foresatte skal bli orientert om

dette, og få mulighet til å uttale seg før dette skjer. Med skriftlig samtykke fra eleven eller foresatte kan andre sensitive opplysninger overføres.

Kopi av oversendelsesbrev som viser dette skal legges inn i elevmappa.

Opplysninger om disiplinære forhold skal ikke overføres til ny skole, dersom ikke disiplinære forhold er årsak til flyttingen eller er av pedagogisk betydning  for ny skole. Skolen skal i slike tilfeller bare sende fra seg kopier av informasjon.

Bagatellmessige forseelser beholdes på skolen, for deretter å bli makulert etter 1 år.

Selv om eleven flytter til annen kommune i løpet av grunnskolen, skal mappen følge elevkullet opp til og med 10. trinn, men det skal tydelig framgå av dokumentene i mappen på hvilket tidspunkt eleven har flyttet og til hvilken kommune/skole, samt hvilke dokumenter som kopiert og sendt til ny kommune/skole, ref. over.

4.7  Overganger i grunnskolen – innen egen kommune

Elevmappene betraktes som organspesifikke (jfr. arkivforskriften § 1-1) – dvs at de knyttes til kommunen og kan vandre mellom skolene i organet (Notodden kommune). De må derimot ikke overføres til virksomheter utenfor organet, f.eks skoler i andre kommuner eller videregående skoler som er fylkeskommunale.

Opplysninger om disiplinære forhold, som er pedagogisk uvesentlige, skal ikke overføres til ungdomsskolen. Ved kombinerte barne- og ungdomsskoler (Gransherad barne- og ungdomsskole), er det nødvendig med en opprydding i mappene når elevene starter på ungdomstrinnet, slik at de har mulighet til å starte med ”blanke ark” likt med de andre ungdomsskolene.

4.8  Bruk av telefaks ved overføring av elevopplysninger

En skal som hovedregel aldri sende personsensitive opplysninger over telenettet. Dette fordi telefaksen benytter åpne telelinjer det er enkelt å avlytte og fordi avsender lett kan sende opplysningene til feil adressat.

Hovedregelen bør kun fravikes dersom det er av vital betydning for eleven/saken at slike opplysninger utleveres straks. I slike tilfeller bør følgende prosedyre følges:

•  Det lages en arbeidskopi av originaldokumentene
• • Personopplysninger om eleven fjernes med korrekturlakk eller lignende fra arbeidskopien
• • Den anonymiserte arbeidskopien kopieres på nytt og sistnevnte kopi kontrolleses for personopplysninger før opplysningene sendes over faks
• • Mottaker må bekrefte telefonisk at opplysninger er kommet frem
• • Alle kopier makuleres etter overføringen
• • Navn på den som har godkjent forsendelsen noteres på elevmappen

4.9  Bruk av e-post ved overføring av elevopplysninger

Det skal som hovedregel aldri sendes personsensitive dokumenter elektronisk. Kreves likevel dette av elev eller dennes advokat, skal man forsikre seg om at dokumentet er forskriftsmessig sikret ved kryptering der dette er innført i de interne sikkerhetsrutinene. Er ikke rutiner for bruk av ”kryptert e-post” innført, skal dokumentet anonymiseres før det blir sendt.

Ved overføring av dokumenter, skal navnet på den som har godkjent overføringen alltid noteres på elevmappen.

5.  OPPBEVARING AV ELEVMAPPER  -  aktivt arkiv og bortsettingsarkiv

5.1  Aktivt arkiv

5.1.1  Oppbevaring av aktivt arkiv

Elevmapper i grunnskolen skal arkiveres som en egen serie. Mappene skal være sortert etter klasse i låst arkivskap.

I aktivt arkiv skal det bare oppbevares elevmapper over elever på skolen.

Hvis en elev slutter/flytter i løpet av grunnskolen, skal elevmappa likevel følge til og med  10. klasse.

Det er rektor ved barneskolen som skal frakte elevmappene direkte til ungdomskolen ved overgang fra barnetrinn til ungdomstrinn.

5.1.2  Adgang til arkivlokaler/arkivskap

Oppbevarende virksomhet skal ha regler for hvem som skal ha adgang til arkivet, j.fr. arkivforskriftens § 4-9, tredje ledd. Saksbehandlere/lærere gis adgang til arkivlokalet av behandlingsansvarlig/arkivansvarlig.

Dette gjelder både for aktivt arkiv (så lenge elevmappene befinner seg på den enkelte skole) og bortsettingsarkiv (ved skolesjefens kontor).

5.2  Bortsettingsarkiv

5.2.1  Ansvar for bortsetting

Bortsetting skjer etter avsluttet 10. trinn.

Bortsetting skjer ved at rektor overleverer elevmappene til skolesjefens kontor før videre deponering hvert 3. år.

Før bortsetting skjer, skal rektor ha gjennomgått den enkelte elevmappe i forhold til arkivbegrensning og kassasjon – se pkt 6 (rektors ansvar). 

Rektor lager oversikt over bortsatt arkivmateriale.

Oppbevaring av bortsettingsarkiver skal som et minimum skje i brannhemmende og låsbare arkivskap, jfr. kravene i Lov om arkiv av 4. desember 1992 med forskrifter fastsatt ved kgl. res 11. desember 1999. (Skolesjefens ansvar)

6.  ARKIVBEGRENSNING OG KASSASJON

6.1  Arkivbegrensning 

Etter 7. og 10. klassetrinn makuleres de dokumenter som er til ren informasjon og de dokumenter som er rene disiplinærsaker – så sant slike ikke er bakgrunn for pedagogisk oppfølging fra Notodden kommunes side som skoleeier.

Dokumenter som har dokumentasjonsverdi i forhold til Notodden kommunes tilbud/oppfølging av eleven må ikke makuleres.

Etter at eleven har gått ut av grunnskolen, skal elevmappa inneholde dokumentasjon av skolens saksbehandling og tiltak som er satt i verk overfor eleven.

Behandlingsansvarlig (rektor) har et særlig ansvar for å se til at bare relevante og nødvendige opplysninger blir arkivert for fremtiden.

6.2  Kassasjon

Opplysninger om oppførsel og disiplinære forhold som ikke har faglig/pedagogisk relevans, makuleres ved overføring til ungdomstrinnet og etter avsluttet 10. trinn.

Kopier fra PPT/skolekontor bevares i elevmappene dersom de har faglig/pedagogisk relevans.

All arkivbegrensning og kassasjon av dokumenter skal skje ved at materialet brennes eller makuleres.

6.3  Rensing

Plastomslag, binders og strikker fjernes.

7.  DEPONERING AV ELEVMAPPER TIL IKA KONGSBERG

7.1  Tidspunkt for deponering

Notodden kommune definerer mappene som avsluttet ett år etter avsluttet grunnskole (dvs ett år etter avsluttet 10. trinn). Deponering av elevmapper skjer som en samlet serie hvert 3. år.

7.2  Ansvar for deponering

Skolesjefen har ansvar for at deponering til ForvaltningSenteret AS utføres i samsvar med retningslinjer. Ved deponering til ForvaltningSenteret AS vil arkivene bli forvaltet i samsvar med lover og regler så lenge de er plassert der (praktisk råderett)

7.3  Elevmapper som deponeres

Før deponering skjer, skal administrasjonens (skolesjefens) dokumenter som gjelder den aktuelle elev legges inn i elevmappa levert inn fra den respektive ungdomsskole. Disse dokumentene legges inn i den aktuelle elevmappe i eget innlegg merket ”Skolesjefens dokumenter vedr elev 000000 00000 (fdato+evnt. personnr)”. Elevmapper som deponeres, skal være fri for materiale som kan begrenses eller kasseres etter pkt. 6. 

7.4  Pakking og merking

Skolesjefen lager oversikt over deponert arkivmateriale.

Elevmappene skal deponeres i stående arkivbokser. Disse skal være merket med opplysninger om innholdet, med blyant:

• Navn på kommune
• Navn på skole
• Elevmapper med fødselsnummer fra – til
• Tidsrom 

7.5  Tilbakelån

Tilbakelån skal skje i samsvar med §§ 5-10 og 5-12 i arkivforskriften og instruks for deponering av arkivmateriale ved ForvaltningSenteret AS. Ved tilbakelån av elevmapper, skal forvaltningsorganet ta kontakt med IKA Kongsberg, som returnerer elevmappen rekommandert til kommunen. IKA Kongsberg må få beskjed om elevmappen ønskes beholdt i kommunen for evnt. videre saksbehandling. Dette er da å anse som en tilbakeføring av elevmappe.

7.6  Partsinnsyn

Tidligere elever/personer som tar kontakt med ForvaltningSenteret AS for innsyn i deponert materiale, henvises til behandlingsansvarlig i kommunen – rektor eller skolesjefens kontor - slik at vurdering om innsyn skjer på faglig grunnlag.

Innsyn i materiale gis i henhold til offentlighetsloven, forvaltningsloven og personopplysningsloven.

8.  ELEVER MED SPESIELT BESKYTTET ADRESSE

I enkelte tilfeller kreves særskilt håndtering av personopplysninger for elever og foresatte som har adresser med spesielle beskyttelsesbehov.

Er dette elever som barneverntjenesten har omsorgen for, skal barnevernet gi beskjed til folkeregisteret om at:

"Barneverntjenesten har midlertidig den daglige omsorgen for ovennevnte barn. Vedlagte vedtak fra fylkesnemnda for sosiale saker bekrefter at barneverntjenesten har den daglige omsorg og at det gis medhold til sperret adresse for barnet. Det anmodes med dette om at barnets adresse blir sperret for innsyn, og ikke oppgis til utenforstående uten samtykke fra barneverntjenesten i Notodden og Hjartdal."

Det er virksomhetsleder (rektor) som er behandlingsansvarlig for opplysninger som ligger ute ved den enkelte skole.

• Personopplysninger skal kun ligge i elevens mappe i innelåst arkiv
• Eleven skal ikke stå oppført på klasselister som blir utlevert til medelever
• Eleven skal ikke bli registrert elektronisk på systemer som ikke er på sikkert nett

Det er Notodden kommune som er ansvarlig for at den enkelte elev gis et forsvarlig pedagogisk tilbud under oppholdet i Notodden kommune.

Det skal også i disse tilfellene opprettes elevmapper som følger eleven så lenge han/hun er i grunnskolen i Notodden, og deponeres på samme måte som ordinære elevmapper. Elevmappa følger opp til og med 10. trinn.

NB:  Det er likevel viktig at det legges et tydelig notat i den aktuelle elevmappa om at adressen til elev/foresatte er spesielt beskyttet.