Fra 13.12.1999 er Notodden kommune definert som ett organ – èn journalførende enhet – og skal følgelig ha èn arkivplan. Notodden kommune tok samtidig i bruk KS sin K-kodenøkkel som ordningsprinsipp i emnearkivet som er felles saksarkiv for Notodden kommune. All inngående og utgående post som skal registreres i det generelle sak-/arkivsystemet skal via post/arkivavdelingen.

Fra 16.9.2019 er sakarkivet i Notodden kommune fullelektronisk - dvs alle saker/dokumenter registrert i sak/arkivsystenet Elements fra Evry.

Hovedregel for arkivering:

• Saker med tilhørende dokumenter arkiveres sentralt dersom saken tilhører sakarkivet eller personalarkivet
• Arkivering i objektarkiver skjer desentralisert så lenge forholdene ikke er tilrettelagt for sentral arkivering også når det gjelder disse
• En sak arkiveres kun ett sted (unngå dobbeltarkivering)
• Det er viktig at dokumentet arkiveres på saken det dreier seg om
• Ved papirarkiv skal det elektroniske arkivet i størst mulig grad "speile" de fysiske arkivene

Historikk - før 13.12.1999:

Fra og med 13.12.1999 ble Notodden kommune organisert med ett felles postmottak, èn journalførende enhet og ett felles saksarkiv med K-koder som arkivnøkkel.

Objektarkiver ble beholdt. Dagligansvaret for objektarkivene er i hovedsak den respektive avdeling.

Samtidig gikk man over til sak-/arkivsystemet K2000 levert av IBM.

Ved senere oppdateringer av sak-/arkivsystemet er navnet endret til ESA - EDB Sak og Arkiv.

Tidligere var det journalføring ved den enkelte seksjon /avdeling – i hovedsak manuell journal fram til ca 1987 da ble det innført elektronisk journal på systemet DSS  (DataStøttet Saksbehandling) levert av IBM for administrasjonen lokalisert i kommunehuset.

Arkivnøkkel for saksarkivet var KS-nøkkelen.

Siste journalføring i DSS var fredag 10.12.1999. Samme dag kollapset imidlertid minimaskinen AS400 og tross mange henvendelser til IBM, klarte leverandøren ikke å få maskinen opp igjen slik at man fikk kjørt ut de siste dagers postlister på papir og man har dermed heller ikke muligheten for å søke i en elektronisk journal fra dette tidsrommet.

Ikke avsluttede saker fra før 13.12.1999 ble registrert inn i K2000 (senere ESA) men de ”gamle” dokumentene ble ikke journalført på nytt i den nye saken.

Notodden kommune hadde fram til og med 15.9.2019 papirarkiv med elektronisk journal i sak/arkivsystemet ESA fra Evry.