Prosedyren er utarbeidet spesielt med tanke på sak/arkivsystemet Elements, men er overførbar til fagsystemene ved en eventuell driftsstans.  

Øyeblikkelige tiltak:

1. Melding til saksbehandlere med orientering om situasjonen og henvisning til denne rutinen
2. Melding på hjemmesiden om at postliste ikke vil bli produsert i en begrenset periode

Midlertidig journal 

Dersom det viser seg at systemet er ute av drift mer enn 1 uke, vurderes behovet for en manuell journal.
Arkivet fører da en midlertidig papirjournal over inngående dokumenter, som inneholder følgende opplysninger:

• Nr - fortløpende nummerering
• Avsender
• Datert
• Mottatt
• Opplysninger om dokumentinnhold
• Saksnr. dersom dette er kjent
• Saksbehandler dersom dette er kjent
• Levert sbh   Merk at dette feltet benyttes kun dersom ORIGINALEN leveres til saksbehandler - hovedregel er at KOPI leveres saksbehandler

Ved kortere perioder inntil en uke benyttes følgende rutiner:

Innkomne eksterne dokumenter

ELEKTRONISKE DOKUMENTER

Elektroniske dokumenter mottatt ved arkivet videresendes til leder for lederfordeling eller direkte til saksbehandler hvis kjent.
NB:  Vær oppmerksom på at dokumenter unntatt offentlighet må vurderes i forhold til sikkerhet - benytt eventuelt kryptering m/passord.

På oversendelsen legges inn følgende tekst:
"Elements er midlertidig ute av drift. Vedlagte dokument(er) sendes derfor direkte uten journalføring. Journalføring skjer straks systemet er tilgjengelig. Gi tilbakemelding til postmottak@notodden.kommune.no dersom dette er sendt til feil leder/saksbehandler eller dersom det skal tas spesielle hensyn ved journalføringen.
Dersom mottaker av denne mailen er leder, vennligst benytt samme prinsipp som for lederfordeling i Elements. Når Elements er tilgjengellig igjen, vil dokumentet bli ført etter vanlige rutiner - dvs lederfordeling ved ny sak og direkte til saksbehandler ved ny journalpost i eksisterende sak."

Utskrift av sendt mail m/vedlegg oppbevares i egen kurv inntil journalføring kan skje. Av denne utskriften vil framgå dato for mottak av dokumentet - denne dato skal påføres journalposten ved registrering i Elements.

Elektroniske dokumenter/epost direkte til saksbehandler:
Videresendes til postmottak@notodden.kommune.no for senere journalføring. Arkivet tar utskrift av oversendelsesmail og evnt. vedlagte dokumenter og stempler med mottatt-dato. Denne dato skal føres på journalposten ved registrering/journalføring.

PAPIRDOKUMENTER

Papirdokumenter mottatt ved arkivet:

KOPI sendes leder/saksbehandler etter vanlige rutiner, med følgende "følgebrev":

"Elements er midlertidig ute av drift. Vedlagte dokument(er) sendes derfor direkte uten journalføring. Journalføring skjer straks systemet er tilgjengelig. Gi tilbakemelding til postmottak@notodden.kommune.no dersom dette er sendt til feil leder/saksbehandler eller dersom det skal tas spesielle hensyn ved journalføringen.
Dersom mottaker av denne e-posten er leder, vennligst benytt samme prinsipp som for elektronisk lederfordeling i Elements. Når Elements er tilgjengelig igjen, vil dokumentet bli ført etter vanlige rutiner - dvs lederfordeling ved ny sak og direkte til saksbehandler ved ny journalpost i eksisterende sak."

Papirdokumenter mottatt hos saksbehandler leveres umiddelbart til arkivet. Arkivet følger prosedyren ovenfor for papirdokumenter mottatt ved arkivet.

Originaldokument oppbevares i egen kurv m/kopi av oversendelsesbrev som forteller hvem det er sendt til. Originalen stemples med mottatt-dato på vanlig måte.
Journalføring skjer etter vanlige rutiner så snart Elements er tilgjengelig.

Interne dokumenter

Interne dokumenter (DOK N/X): Disse må sendes på epost i den perioden Elements er utilgjengelig. Saksbehandler må selv sørge for å registrere dokumentene i saken når Elements blir tilgjengelig igjen.
Vær oppmerksom på at dokumenter unntatt offentlighet må vurderes i forhold til sikkerhet - benytt eventuelt kryptering m/passord.

Saksframlegg til politiske utvalg

Saksframlegg til politiske utvalg produseres i Word så lenge systemet er utilgjengelig.
Dersom det haster å få en sak behandlet i et politisk utvalg, må innkalling skje via e-post med vedlegg - eventuelt i vanlig post - og saksdokumentene må journalføres og publiseres i ettertid.

Mal finner du her:

Utgående dokumenter

Saksbehandler produserer utgående eksterne dokumenter i hensiktsmessig system - f.eks. i avdelingsmappe på fellesserver - unngå H-området da dette er tilgjengelig kun for saksbehandler selv.
Utgående eksterne dokumenter skal produseres med Notodden kommunes logo selv om de ikke produseres direkte i Elements - brevmal finner du her:

Utgående brev må signeres manuelt siden godkjenning og ekspedering via SvarUt i sak/arkivsystemet ikke kan benyttes så løenge systemet er utilgjengelig. Dokumentene må sendes på epost eller i vanlig brevpost i den perioden Elements er utilgjengelig. Saksbehandler må selv sørge for å registrere dokumentene i saken når Elements blir tilgjengelig igjen. Den faktiske ekspedert-dato må registreres på journalposten. Forsendelsesmåte skal registreres på journalposten.
Vær oppmerksom på at dokumenter unntatt offentlighet må vurderes i forhold til sikkerhet - benytt eventuelt kryptering m/passord ved utsending på epost.