Prosedyre ved utfasing av gamle fagsystem/servere samt større oppgraderinger/ overganger til elektronisk arkiv

Omfang/Virkeområde

Denne prosedyren gjelder primært ved avvikling av gamle IKT-baserte fagsystem. Den kommer også til anvendelse når det gjennomføres store oppgraderinger som innbefatter endringer i datastrukturen fra gammel til ny versjon, eller man skal gå over fra papirbasert til fullelektronisk arkiv.

Ansvar: Systemadministratior/arkivleder

Utarbeidet av Regionalt arkivnettverket 21.8.2013 og  tilsluttet av SuksIT 11.09.2013

Aktivitet/beskrivelse

1. Er systemet Noark-godkjent? Dersom nei må Systemeier/systemansvarlig ta kontakt med arkivavdelingen og sørge for at man sjekker om alt det som er bevaringsverdig foreligger på papir. IT må ikke gjøre noe med systemet før arkivavdelingen gir klarsignal om at alt foreligger på papir. 

   - Dersom ikke alt foreligger på papir, må systemeier/systemansvarlig sørge for at alt som er bevaringsverdig blir skrevet ut.

   - Dersom ikke alt foreligger på papir kan arkivavdelingen ta kontakt med kommunens arkivdepotleverandør
     for å få vurdert muligheten for å bevare innholdet elektronisk. Dette inkluderer blant annet søknad til Riksarkivet
     om fritak fra lovverk.(Det er åpnet for å søke Riksarkivet om fritak fra å bevare innholdet i ikke Noark-systemer, elektronisk.
     Mange har forsøkt å søke men pr. i dag har ingen fått innvilget et slikt fritak. En slik søknad vil kreve en omfattende
     teknisk dokumentasjon av hvordan man skal bevare og vedlikeholde materiale elektronisk)

   - Dersom systemet er Noark-godkjent, skal IT generere et Noark uttrekk for deponering.
     Arkivdepotleverandør vil/skal være behjelpelig med å ta slike uttrekk for sine eierkommuner.

2. Dersom arkivavdelingen bekrefter at systemet ikke er Noark-godkjent, og at alt bevaringsverdig foreligger på papir, bør det likevel genereres en kopi av basen for elektronisk deponering til arkivdepot iht. arkivdepotets rutiner/beskrivelser.  Systemeier/systemansvarlig må sammen med IT samle all dokumentasjon man har om systemet og legge denne ved. Når dette er ferdig skal Systemeier/systemansvarlig overlevere uttrekk + dokumentasjon til arkivavdelingen, som både journalfører og sender/overleverer dette til arkivdepot.
    
3. Det er særdeles viktig at arkivuttrekket/datauttrekket gjøres fra det opprinnelige produksjonsmiljøet, altså skal uttrekket tas før evt. konvertering/flytting.
    

4. K-IKT skal ikke fase ut/terminere IKT-infrastrukturen (servere ol.) som det aktuelle fagsystemet er installert på før følgende tre punkter er ivaretatt:

   - Arkivavdelingen har gitt klart svar på punkt 1
   - Arkivavdelingen bekrefter å ha oversendt uttrekket til arkivdepot
   - Systemansvarlig/systemeier av det nye fagsystemet har bekreftet at konverterte/flyttede data er tilgjengelig i det nye systemet. 

Hjemmel

Forskrift til arkivloven av 1. desember 1999 nr. 1566